Бизнес-анализ и волонтерство — что общего? Как опыт в IT помогает нам волонтерить

Имея многолетний опыт в IT, мы попытались перенести некоторые рабочие методики в волонтерскую деятельность. Так нам удается прорабатывать запросы быстрее и эффективнее. А в итоге — качественнее помогать армии.

• Сбор требований

В IT этот этап проходит на первых встречах с заказчиком. Следует понять «боль» клиента, проблему, которую он хочет решить. Только при тщательном выяснении требований вы предложите действительно грамотное решение. Можно ли использовать готовое решение или лучше разработать новое? Как лучше поступить в конкретной ситуации? Надо найти подходящий вариант, чтобы решить проблему заказчика. А еще лучше — сделать даже больше, чем он представлял. Именно в этом состоит ценность IT-специалиста. В таком случае клиенты будут неоднократно проходить к нам снова и снова.

В общении с военными так же. Чем основательнее вам удасться  выяснить все требования к товару, тем больше возможностей будете иметь для удачного удовлетворения запроса. Пообщайтесь, чтобы убедиться, что это действительно поможет решить вопрос быстро и надежно. Возможно, то, что просят, на самом деле, не облегчит военную рутину, а волонтер лишь потратит время на поиски. Хотя мог бы удовлетворить насущную потребность.

Объясню на примере. Самый горячий запрос для ВСУ — автомобили. Самые распространенные задачи для них — эвакуация раненых, подвоз боевых комплектов, разведка. Все почему-то обычно хотят пикапы. Каждый месяц мы получаем десятки запросов именно на эту модель. Действительно, на фронте такая машина удобна во многих ситуациях. Впрочем, часто в разговоре с военными оказывается, что для повседневных дел ребятам вполне подойдет объемный и довольно проходимый джип. Его мы найдем и доставим гораздо быстрее пикапа. Ибо на последние спрос очень высок.

Такая же история и с (не)полноприводными микроавтобусами. Полноприводные предназначены для поездок по бездорожью и ломаются чаще неполноприводных. Обсуждая подробности запроса, мы часто выясняем, что бригада обычно передвигается по более или менее нормальным дорогам. Фактически полный повод ей ни к чему. К тому же такой бус намного дороже, и на его поиски тратится больше времени. Мы объясняем ребятам эти нюансы. Когда же они получают то, что действительно классно работает в их условиях, у нас есть положительные отзывы и благодарность за консультацию. Даже если приходится уговаривать и доказывать свое мнение.

• Определение приоритетов

В IT-проектах требования можно оценивать по шкале от 1 до 10 по следующим критериям: польза от соблюдения каждого требования, ущерб от несоблюдения, расходы и риски. В волонтерской работе этот метод мы несколько расширили. Сначала просили военных оценивать срочность их запросов и в заявке указывать балл от 1 до 10. В ответ нам стали посылать десятки запросов — и все с максимальной оценкой. Оказалось, все относительно. Кому-то именно его потребность кажется критической. А между тем другие находятся в более сложной ситуации. Мы не знали, как решить эту проблему, но впоследствии нашли решение. Волонтер определяет приоритетность, основываясь на многофакторной модели. То есть в зависимости от географии запроса, задач, срочности, критической необходимости самого девайса и многих других моментов.

Когда поступает заявка, куратор соответствующего направления звонит по телефону военным. После сбора требований и уточнения подробностей оценивается срочность запроса. Важно делать это, сравнивая с другими заявками. Например, в течение часа куратор получил три новых запроса из разных локаций на фронте. Имея перед глазами полную картину со всеми заявками, он лучше понимает критичность ситуации в определенном регионе. Следовательно, способен определить, где помощь нужна как можно быстрее. Далее делается соответствующая отметка в таблице со всеми запросами и формируется очередь выполнения. Сначала прорабатываем заявки с горячих точек, в частности, от десантно-штурмовых бригад. Затем разбираем запросы подразделений теробороны.

• Делегирование обязанностей

Предположим, поступает запрос на покупку 100 раций. Куратор этого направления узнает у бригады, зачем они нужны. Иногда военные просят рации определенной частоты, но в нюансах не разбираются. Наши же кураторы уже знают, какие антенны нужны в тех или иных ситуациях и предлагают военным. Согласовывают с ними, и заявка идет в обработку. Коллега-волонтер подхватывает запрос, и начинается процесс поиска и закупок. Другой волонтер получает товар и организует доставку к бойцам.

• Устранение блокеров

С точки зрения менеджмента, мы применяем распространенную в IT практику устранения блокеров. В работе таким блокером может быть необходимость согласования дальнейших действий с определенным отделом. Если можете кого-то «разблокировать», чтобы не ждали вашей отмашки, а удовлетворяли запрос, сделайте это. То, что можно запустить параллельно, запустите. У нас это хорошо работает. Один волонтер ищет варианты товаров, сравнивает цены и технические характеристики, другой — поддерживает связь с бригадой для уточнения нюансов, третий — рассчитывает ориентировочный бюджет.

• Работа с фидбеками

Анализируя отзывы бойцов, мы усиливаем свою экспертность по военным темам. До недавнего времени каждая из них казалась нам сложной. Зато теперь по некоторым вопросам наши волонтеры ориентируются на уровне военных. Так что чем больше фидбеков мы прорабатываем, тем глубже разбираемся в технических нюансах. 

Военно-промышленный комплекс шагнул далеко вперед во многих странах. Конечно, можно заказать какую-нибудь штуку уровня космодесанта, но не факт, что это будет иметь смысл. Мы изучаем иностранный опыт, принимаем во внимание отзывы и пожелания бойцов и даем советы по более целесообразным закупкам.

• Онбординг новых волонтеров

Объемы закупок растут. Но, к счастью, желающих помочь тоже стало больше. Быстро овладеть своим направлением новичкам помогают базы знаний. Это тоже вполне айтишный подход. Что-то типа Confluence Space — места, где хранится техническая документация по проекту, спецификация и ответы на часто задаваемые вопросы. Только имеем не отдельный ресурс, а привычную для многих таблицу и презентацию.

В документе выделены направления: автомобили, дроны, бронники, тепловизоры и т. д. Носители знаний о них — кураторы. В документе можно почитать, где лучше купить тот или иной товар, о продавцах, уже проверенных нами, как оценили товар сами военные. Этакая «шпаргалка» для оперативного реагирования.

Как видите, волонтерство — это умение быстро изучать новое и находить правильные решения. Точно как в IT-отрасли. В настоящее время это базовые навыки для любого специалиста. Достаточно развить их в себе — и вы всегда будете хорошим специалистом.