Як здійснити революцію в документообігу великої фінансової установи так, щоби полегшити життя не тільки бізнесу, а й сотням тисяч клієнтів. Відповідь проста: замінити паперові документи на електронні, об’єднати їх у єдину цифрову систему й перейти від застарілих монолітних платформ до сучасних рішень на базі хмарних технологій і гнучкої архітектури.
Як здійснити революцію в документообігу великої фінансової установи так, щоби полегшити життя не тільки бізнесу, а й сотням тисяч клієнтів. Відповідь проста: замінити паперові документи на електронні, об’єднати їх у єдину цифрову систему й перейти від застарілих монолітних платформ до сучасних рішень на базі хмарних технологій і гнучкої архітектури.
Саме цим уже понад рік займається команда з восьми IT-фахівців Райффайзен Банку. Їхня мета — створити екосистему, де документи — це не сотні тек і стоси паперів, а зручна цифрова система. Вона дає змогу працювати з інформацією швидше, ефективніше та безпечніше — як бізнесу, так і сотням тисяч клієнтів банку.
Михайло Овчаренко, директор департаменту ІТ-розвитку клієнтських сервісів та обслуговування рахунків Райффайзен Банку, розповів, dev.ua навіщо банкові потрібна цифрова система документообігу Your Electronic Storage system (YES Platform), у чому полягає її ефективність і чому розробкою зацікавилися інші банки групи.
Тривалий час у Райфі користувалися електронною системою документообігу, розробленою зовнішнім вендором. Однак у певний момент ця система вже не могла повною мірою відповідати зростальним потребам бізнесу. З огляду на це, під час повномасштабного вторгнення у 2022 році у фінустанові ухвалили рішення про створення власної, сучасної системи документообігу. Систему, яка не лише відповідала б вимогам безпеки та гнучкості, але й формувала б новий, позитивний клієнтський досвід — зручний, швидкий і орієнтований на майбутнє.
«Зі старим продуктом ми не могли побудувати повноцінний customer journey або використовувати документи в мобільному застосунку, оскільки застаріла система документообігу не підтримувала сучасні технології», — пояснює Михайло.
Для створення нової системи команда обрала інфраструктурні сервіси AWS. Це рішення було логічним, адже більшість інфраструктури банку вже перебуває у хмарі Amazon. Використання перевіреної хмарної платформи дало змогу суттєво заощадити кошти, забезпечити високу надійність і безпеку, а також отримати гнучкість: у майбутньому банк зможе безперешкодно масштабувати або оптимізувати ресурси системи залежно від навантаження.
«Ми розгорнули ядро нової системи та доробили багато необхідних модулів. Фактично ми почали як невеликий стартап і зараз рухаємося до ентерпрайз-рішення — швидкого, сучасного і гнучкого», — розповідає Михайло.
Він пояснює, що на цей час команда з восьми фахівців одночасно підтримує стару систему документообігу та розвиває нову розробку.
«Тепер усі нові документи Райфу зберігаються в хмарній мікросервісній інфраструктурі, а не в монолітному програмному комплексі, як було до цього. Іншими словами, це окрема платформа зі зберігання та життєвого циклу документів, здатна забезпечити будь-які завдання: від онбордингу клієнта до оформлення кредиту», — каже Михайло. Тепер створення продуктів і сервісів, доступ до документів для аудиторів, операціоністів та інших фахівців банку можливий без звернення в централізовану команду згідно з погодженими ролями й правами.
«Це автоматизована платформа, яка масштабується залежно від потреб бізнесу», — пояснює Овчаренко, — поки що ми не охопили всі процеси — частина документів досі залишається у старій системі. Але в наших планах — впровадження повноцінного сканування та трекінгу всіх документів. Це дасть змогу покрити будь-які типи документів і бізнес-процеси».
«YES platform, розроблена фахівцями Райфу, адаптована до усіх українських та європейських вимог і повністю їм відповідає, — додає Михайло. Частина процесів і сервісів уже реалізована на базі нової платформи документообігу — як у новому мобільному застосунку банку MyRaif, так і у фізичних відділеннях».
YES platform — це загальнобанківська централізована платформа для зберігання й обліку клієнтських документів (метаданих і вкладень), якою може скористатися будь-який підрозділ банку через API. Платформа дає змогу безпечно зберігати як суто електронні, так і копії паперових документів, створені під час надання банківських послуг.
Завдяки цьому Райф отримує зручний інструмент для централізованого керування всіма документами, що позитивно впливає на внутрішні процеси та покращує клієнтський досвід.
Такий підхід дозволяє бізнес-підрозділам розробляти універсальні процеси незалежно від формату документа (паперовий чи цифровий), оскільки всі файли будуть прив’язані до майстер-бази клієнтів.
YES Camunda — ще один ключовий компонент нової системи.
Ця платформа виступає як основа для запуску бізнес-процесів, що взаємодіють із YES — внутрішньою екосистемою банку. Кожен бізнес-домен має власний ізольований сервіс із незалежними процесами, що дає змогу уникнути міжсервісних залежностей і конфліктів.
Одна з ключових переваг підходу — ізоляція процесів і вебформ: кожен елемент працює у межах свого сервісу.
Завдяки цьому команда може вносити зміни або оновлення «на льоту», не зачіпаючи інші частини системи. Це значно пришвидшує розробку, тестування й впровадження змін, зберігаючи стабільність усієї архітектури.
Завдяки архітектурі YESCamunda, допрацювання та клонування процесів стало набагато простішим. Нова платформа відкриває можливості для розробки та впровадження сервісів, які раніше були недоступні. Наприклад, тепер можна інтегрувати функціонал підписання документів за допомогою КЕП і забезпечити повну інтеграцію з різними системами банку.
Бізнес Райфу вже отримує значні переваги від впровадження нової системи. Серед основних бенефітів можна виділити наступне:
Не секрет, що у великих організаціях кількість документів — просто незліченна, і всі вони зазвичай стосуються спільних проєктів, клієнтів, а користувачі різних підрозділів потребують доступу до них. Також різні документи мають різні вимоги щодо строків зберігання — якісь документи мають зберігатися 20 років, а якісь дані потребують й архівування на 70 років.
Загалом, до розробки райфівців мають доступ фахівці, які забезпечують підтримку понад 20 ключових банківських процесів.
Крім того, створена українською командою система електронного документообігу, адаптована до потреб банку, вже привернула увагу офісів Райфу в Австрії та Чехії.
«Якщо нова система знайде відгук, ми створимо єдиний репозиторій коду, що забезпечить доступ до кожної інновації, розробленої нашими командами, — розповідає Михайло, — продукт уже викликав інтерес у колег серед українських фінустанов, і хоча наразі немає планів продавати систему поза групою, масштабування всередині Райффайзен Банку є реальним і перспективним напрямком розвитку».
З розробкою нової системи Райф виконує цілу низку законів і постанов Нацбанку, що регулюють електронний документообіг та архівне зберігання електронних/паперових документів Банку:
ПОСТАНОВА НБУ 27.11.2018 № 130 Про затвердження Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України.
НАКАЗ 11.11.2014 № 1886/5 Про затвердження Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їхньої підготовки до передавання на архівне зберігання.
ПОСТАНОВА НБУ 20.12.2023 № 172 Про затвердження Положення про використання електронного підпису й електронної печатки.
НАКАЗ МЮ 30.12.2020 № 4555/5 Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання.
Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Інформаційна система «Електронний архів НБУ» забезпечить автоматизацію основних функцій архіву, оцифрування архівних документів, легкість і зручність доступу до них працівників. Надалі Національний банк планує поширення цієї інформаційної системи в банках і фінансових установах для інтеграції й поліпшення їхньої взаємодії з регулятором, іншими органами державної влади.
Нормативний документ НКЦПФР, який встановлює вимоги щодо збереження електронних документів депозитарної установи «Про затвердження Порядку обігу, зберігання та знищення електронних документів, що використовуються професійними учасниками депозитарної системи України» (розділ 6 даного документу).
Наразі команда працює над створенням модуля сканування, що дасть змогу автоматизувати доступ до будь-яких паперових документів. Наступний крок — трекінг, щоби кожен фахівець міг відстежити рух того чи іншого документу (копії паперу).
Після завершення цих процесів стара система документообігу буде повністю завершена, що дозволить значно знизити витрати та перейти до використання сучасного, прогресивного рішення.
Очевидно, що розвиток системи лише починається: попереду — інтеграція нових процесів, масштабування функціоналу й адаптація до змін у законодавстві й регуляторних вимогах. Зокрема, у застосунку MyRaif планується впровадження функціоналу Customer-Box, який дасть змогу кожному клієнту швидко переглядати всі свої документи, повʼязані з банком, у режимі реального часу.
«Ми прагнемо створити централізований збірник клієнтських документів, де кожен користувач нашого банку зможе переглядати свою документацію — від особистої справи та фотографій до договорів на кредит і депозит. Завдяки сучасним технологіям це буде зроблено максимально просто і зручно», — переконано повідомляє директор департаменту ІТ-розвитку клієнтських сервісів та обслуговування рахунків Райффайзен Банку.
За планами, завершити розробку всієї системи е-документообігу Райфу планують у другому кварталі наступного року.
