Кому потрібен ПРРО та чи дійсно це краще, ніж фізичний РРО? 10 запитань, які ставив собі кожен підприємець, і відповіді на них

У разі продажу товарів із розрахунком у місці доставлення з використанням готівкових коштів чи платіжних карток, кур’єр продавця зобов’язаний оформити й видати покупцю фіскальний чек на повну суму розрахункової операції. 

Фіскальний чек може бути надано, зокрема, шляхом відтворювання на дисплеї РРО чи дисплеї пристрою, на якому встановлено програмне РРО ― QR-код, який дозволяє покупцеві здійснювати його зчитування та ідентифікацію, а також надсилання електронного розрахункового документа на наданий покупцем абонентський номер або адресу електронної пошти.

Кожен суб’єкт господарювання зобов’язаний застосовувати РРО/ПРРО при здійсненні кожної розрахункової операції.

За нормами Податкового кодексу, у разі продажу товару без застосування РРО (ПРРО) та невидача чека покупцеві до суб’єкта господарювання застосовуються фінансові санкції ― штрафи за кожне порушення окремо. Розміри штрафів за такі порушення наступні: вчинене вперше — 100% вартості проданих товарів, робіт, послуг; за кожне наступне вчинене порушення — 150% вартості проданих з порушеннями товарів, робіт, послуг.

Так, для здійснення роздрібної торгівлі пивом підприємці незалежно від того, є вони платниками єдиного податку чи ні, мають, отримати ліцензії на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями з обов’язковим обладнанням місця торгівлі РРО/ПРРО та формуванням електронних розрахункових документів встановленої форми.

Коли покупці розраховуються за товар з використанням LiqPay, Portmone, WayForPay, hutko або будь-якого іншого сервісу онлайн-оплати — цей розрахунок не вважається безготівковим, а значить застосування РРО є обов’язковим.

РРО чи ПРРО  не потрібен, якщо інтернет-магазин займається продажем товарів або послуг, які передаються покупцю через інтернет.  Тобто інтернет-магазин не зобов’язаний використовувати РРО, коли грошові операції проводяться лише у безготівковій формі. А це наступні випадки: товар оплачується переводом з розрахункового рахунку покупця на розрахунковий рахунок інтернет-магазину. Наприклад, оплата через номер IBAN; товар оплачується через касу банку, переводом на розрахунковий рахунок магазину. Попри використання готівки, така операція вважається безготівковою; товар оплачується через банківський термінал самообслуговування. Такі термінали можна часто зустріти у відділеннях банку та за їх межами. Не варто плутати з POS-терміналами, які обслуговуються касирами; якщо товар передає кур’єр поштової служби й сам приймає оплату, фіскальний чек видає він; якщо відсутнє місце здійснення розрахунку, тобто якщо інтернет-магазин займається продажем товарів або послуг, які передаються покупцю через Інтернет, РРО не застосовується. Це можуть бути послуги зі створення дизайну, продаж програм або додатків тощо. Але якщо ви створите, наприклад, макет банера, а потім роздрукуєте його та передасте покупцю — застосування РРО є обов’язковим.  

Найчастіше оплата у вихідний день приходить у тих випадках, коли у підприємця є свій сайт, інтернет-магазин і він уклав договір інтернет-еквайрингу, наприклад, з Portmone, LiqPay, Fondy, hutko або іншими українськими платіжними системами. 

Варто зазначити, що деякі сучасні платіжні рішення, такі як hutko, вже включають нативне ПРРО, яке автоматично формує фіскальні чеки при кожній успішній оплаті. Це суттєво спрощує ведення бізнесу, оскільки підприємцю не потрібно додатково налаштовувати та синхронізувати окремі системи. 

У випадку з інтернет-еквайрингом, неможливо провести одночасно продаж та розрахункову операцію, оскільки гроші на розрахунковий рахунок можуть зарахуватися наступного дня або навіть через кілька днів, у тому числі у вихідний чи святковий день.

 Якщо гроші зайшли на рахунок у вихідний день, треба проводити оплату найближчого робочого дня підприємця. Наприклад, якщо графік роботи ФОП чи компанії з вівторка по суботу, а в неділю та понеділок вихідні, то оплату отриману у неділю, потрібно проводити у вівторок.

Важливо: закон про РРО передбачає штраф за непроведення розрахункової операції через РРО. А штрафу за невчасне проведення розрахункової операції немає.

Підприємець може не застосовувати РРО чи ПРРО у разі реалізації товарів чи послуг, оплата за які здійснюється за допомогою сервісу інтернет-банкінгу з використанням реквізитів поточного рахунку суб’єкта господарювання у форматі ІВАN.

Податківці традиційно вважають оренду послугою і вимагають застосовувати РРО під час отримання орендної плати та відшкодування комунальних платежів. Але  можна доволі просто уникнути РРО/ПРРО: 

― якщо ФОП дає клієнтам тільки IBAN-реквізити свого поточного підприємницького рахунку, він може працювати без РРО/ПРРО.

― якщо ФОП надає послуги й іншою діяльністю не займається);

― якщо ФОП отримує розрахунки за послуги виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування, або сервісів переказу коштів. Тобто розрахунки мають бути тільки онлайн на картку або за IBAN-реквізитами, без готівки. 

Якщо ж мають місце і готівкові розрахунки, без РРО або ПРРО не обійтися. Реєструвати в такому випадку РРО треба тільки там, де його використовуватимуть. Якщо орендодавець приймає оплату тільки в офісі, то РРО/ПРРО буде потрібен тільки на офіс. Якщо ж приміщень, що здаються в оренду, кілька, законодавство дозволяє реєструвати пересувний РРО або ПРРО на транспортний засіб (авто, мотоцикл тощо) із зазначенням його даних. Такий пересувний РРО дозволяє формувати фіскальні чеки в момент отримання орендної плати за будь-якою адресою, Головне, щоб у ФОП був транспортний засіб, зареєстрований на нього. Ще один варіант ― зареєструвати РРО на квартиру, в якій ФОП прописаний. 

Фіскальний чек має містити такі обов’язкові реквізити:

• найменування суб’єкта господарювання та назва господарської одиниці;
• повна адреса підприємства чи підприємця згідно з документами про реєстрацію бізнесу;
• індивідуальний податковий номер платника ПДВ (якщо підприємство чи підприємець є платником ПДІ);
• податковий номер або серія та номер паспорта/номер ID картки для неплатників ПДВ;
• кількість, вартість одиниці виміру придбаного товару;
• код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД;
• цифрове значення штрихового коду товару (зазначається у випадках, передбачених чинним законодавством, а у разі непередбачення — за бажанням платника);
• цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку на алкогольні напої;
• ідентифікатор еквайра та торгівця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;
• ідентифікатор платіжного пристрою;
• сума комісійної винагороди (у разі наявності); 
• вид операції; 
• реквізити електронного платіжного засобу згідно з правилами безпеки платіжної системи, перед якими друкуються великі літери «ЕПЗ»; 
• найменування платіжної системи, платіжний інструмент якої використовується, код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі, або код транзакції в платіжній системі; 
• підпис касира, якщо це передбачено правилами платіжної системи; 
• підпис власника платіжної картки, якщо це передбачено правилами платіжної системи;
• позначення форми оплати (готівкою, електронним платіжним засобом, у кредит тощо);
• загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкується слово «СУМА» або «УСЬОГО»; 
• для платників ПДВ окремим рядком буквенне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами;
• для торговців підакцизними товарами та зареєстрованих платників акцизного податку окремим рядком «Акцизний податок»  друкується  розмір ставки такого податку, загальна сума такого податку за всіма зазначеними в чеку товарами та послугами;
• заокруглення; 
• до сплати; 
• фіскальний номер касового чека/фіскальний номер електронного касового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина, секунда) проведення розрахункової операції; 
• QR-код, який містить у собі код автентифікації повідомлення цього чеку, дату і час здійснення розрахункової операції, фіскальний номер чека, суму розрахункової операції, фіскальний номер РРО/ПРРО);
• для касового чека, що створюється ПРРО: ― позначку щодо режиму роботи (офлайн/онлайн), в якому створений касовий чек ПРРО;

― контрольне число, сформоване в режимі офлайн;

― заводський номер РРО, перед яким друкуються великі літери «ЗН». Заводський номер для ПРРО не зазначається; 

― фіскальний номер РРО, перед яким друкуються великі літери «ФН» або фіскальний номер ПРРО, перед яким друкуються великі літери «ФН ПРРО»; 

― напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» та графічне зображення найменування або логотипу виробника. 

E-чек через ПРРО можна отримати в електронній формі, на email або в месенджер, або в паперовій формі, відображенням QR-коду на дисплеї гаджета, де встановлений ПРРО.

Кваліфікований електронний підпис —  удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Він робить можливим повноцінний юридично значущий документообіг з державою (звітність, адміністрування податків) та контрагентами (обмін рахунками, актами та ін. первинними документами).

Існує два види е-підписів для ПРРО 

•      1. Касир або старший касир — кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис уповноваженої особи
•      2. Печатка для ПРРО — кваліфікований електронний підпис печатки або удосконалений електронний підпис печатки підприємства 

Електронний підпис касира/старшого касира (уповноваженої особи) є іменним — з прізвищем, ім’ям та по батькові, закріпленим за конкретним касиром, виданим йому особисто за пред’явленими документами кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг. Відповідно використовувати цей вид підпису у роботі з касою може лише його власник. Це суттєво полегшує моніторинг бізнес-процесів, адже легко можна з’ясувати, який саме працівник продав конкретний товар і коли це було зроблено.

Печатка для ПРРО (електронний підпис печатки підприємства) реєструється на саме підприємство і її перевагою є те, що вона універсальна. Тобто її можуть використовувати у роботі з касою усі касири, які працюють у магазині чи кафе позмінно. 

Вартість кожного з них складає 166 грн на рік, або — 331 грн за два роки.

За допомогою обох видів КЕП або удосконаленого електронного підпису для програмних РРО касир може:

• відкривати та закривати зміни;
• реєструвати е-чеки на сервері ДПС; 
• надсилати Z-звіт;
• формувати чек-повернення товару (видатковий чек);
• скасовувати останню розрахункову операцію — формувати чек сторнування. 

Щоб отримати електронний підпис для ПРРО, потрібно сформувати та оплатити рахунок, зберіть пакет потрібних документів, попередньо ознайомившись з їх переліком, створити заявки на електронний підпис онлайн, отримати свій електронний підпис для ПРРО в одному з представництв, що найближче до вас.Щоб зареєструвати електронний підпис, який буде використовуватися у роботі з касами ПРРО, потрібно заповнити та подати Повідомлення J (F)1391801 до контролюючого органу. 

При здійсненні розрахунків у безготівковій формі із застосуванням електронних платіжних засобів, з використанням платіжного термінала, поєднаного з РРО, суб’єкт господарювання повинен проводити розрахункові операції через належним чином зареєстрований РРО із роздрукуванням відповідних розрахункових документів, крім суб’єктів господарювання, які згідно з чинним законодавством можуть не застосовувати РРО при розрахунках за продані товари та надані послуги. 

Що стосується проведення розрахункових операцій через ПРРО у разі використання платіжних терміналів (платіжних карток), то на даний час здійснюється доопрацювання безплатного програмного рішення, зокрема, у версії «1.0.2.2310» програмного забезпечення ПРРО ДПС при виборі способу розрахунку «Картка» ПЗ пропонує зазначити дані «Найменування платіжної системи», «Код авторизації» та «Ідентифікатор транзакції» з квитанції оплати через платіжний термінал, які повинні відображатись в розрахунковому документі.