Одного разу мені подзвонила колега й дуже сумним голосом сказала, що вона вже пів години стоїть під дверима кабінету, де йде тренінг для менеджменту та страшенно боїться зайти, але їй украй потрібно підписати один важливий документ. Я прийшла до неї й сама відкрила двері та швиденько зайшла й підписала необхідне. Коли вийшла, то почала мені дякувати за врятовану ситуацію, але ж я нічого не зробила, окрім того, що відкрила двері. Мені стало цікаво, що ж саме могло спричинити подібну ситуацію — і цей випадок поклав початок моєму бажанню розібратись, як працює людська свідомість.
Психологія, нарівні з бізнес-аналізом, завжди привертала мою увагу, тому вирішила заглибитися в тему й з’ясувала, що внутрішні блоки та переконання, що залишаються підсвідомими, можуть обмежувати нашу продуктивність. Проаналізувавши свій досвід в ІТ і знання з психології, я поділюся лайфхаками, які, можуть бути корисними бізнес-аналітикам у роботі та допоможуть обходити хитрощі свідомості.
Обмежувальні переконання — блокатор розвитку
У голові багатьох із нас «сидять» думки, які створюють бар'єри для професійного й особистого зростання. У психології це називають поняттям обмежувальних переконань і фіксованої ментальності. Люди з таким переконанням інколи не бачить можливості чи необхідності до професійного росту, або ж навпаки, мають постійну тривогу щодо своєї успішності та перепрацьовують. Наведу приклади переконань, у яких ви можете впізнати себе:
№ 1. Не варто ставити «дурні» запитання. Це страх втратити власну фаховість перед колегами. Коли аналітик ставить декілька питань, які здаються йому не надто розумними, він починає боятися запитати ще щось, що може виявитися важливим. Відтак є ризик виконати роботу неякісно.
№ 2. Ініціативність шкодить. Зазвичай це переконання виникає, тому що в минулому аналітик припустився помилки, за що отримав словесну, фінансову чи будь-яку іншу догану. Як правило, надалі фахівець робитиме усе згідно з інструкцією, постійно чекаючи нових розпоряджень. Так, не маючи права на помилки, людина перестає експериментувати та знаходити найкращі варіанти.
№ 3. Заборона на активність. Це переконання з’являється як наслідок на проявлену активність у минулому, що не принесла результатів. Аналітик робить видимість діяльності, мінімально залучений в проєкт та всіляко уникає амбітних завдань, потенційно пропускаючи можливості розвитку проєкту.
№ 4. Заборона на задоволення. Це упередження, що змушує вірити: що більше ми радіємо зараз, то важче нам буде пізніше. Таким чином замість того, щоб помічати свої та командні досягнення і надихатись цим, людина може вдаватися до знецінювання та втрачати мотивацію.
№ 5. Заборона на відпочинок. Це переконання виникає як наслідок на звинувачення у лінощах в минулому та через те що важливі для дитини дорослі порівнювали її з іншими дітьми, вказуючи на їхні переваги. У зрілому віці це може призвести до постійного страху звільнення (адже всі кращі, ніж я) і перепрацювань. Ця тривожність наповнює людину втомою та призводить до все того ж вигорання.
Усі ці переконання — лише приклад того, як може проявлятися травматичний досвід на роботі фахівця. Для подолання переконань є усвідомлення їх наявності та пошук шляхів їх подолання. Можна провести внутрішній аналіз і звернутися до своїх страхів, з’ясувати, звідки вони беруться і як їх можна змінити. Майндмеп або написання щоденника теж допоможуть фіксувати свої думки та почуття, а також подивитися на них з позиції спостерігача, що дає змогу зрозуміти їхні джерела та механізми.
Перший лайфхак: варто час від часу працювати зі своїми страхами та переконаннями, щоб не утримуватись лише в зоні комфорту або зоні страху, а впевнено крокувати в зону навчання та росту.
Фільтри сприйняття: як не попастись на хитрощі мозку
Психологам відомо біля 200 когнітивних викривлень, які притаманні людині та можуть спотворювати або навіть відхиляти певну інформацію. Це може створити проблеми для бізнес-аналітиків, які мають максимально точно сприймати інформацію.
Дональд Гебб висунув гіпотезу про те, що мозок працює як система, яка створює моделі світу на основі вхідних сигналів. Ці моделі допомагають нам розуміти інформацію. Нейрони мозку можуть працювати як комутатори, що передають сигнали один одному. Він порівняв цей процес з роботою розподіленої бази даних, де інформація передається між різними вузлами. У певному сенсі це ніби наш мозок має віртуальний блокчейн — модель світу, у якому інформація засвоюється органами чуття, вона записується в пам’ять. Однак цей процес запису не є миттєвим, він складається з ряду кроків, як обробка транзакції в блокчейні.
Потреби людини ієрархічні, і найважливіші потреби мають пріоритет. Якщо потреба не задовольняється, вона може стати домінуючою і впливати на сприйняття та організацію досвіду людини. Якщо якась подія ідентифікується як невизначена, наш мозок тримає її в списку пріоритетів поки питання не буде вирішено. Це, до речі, пояснює, чому деякі думки стають нав’язливими та впливають на наші рішення та поведінку. Коли потреба повністю задовольняється, вона записується в постійну пам’ять і зникає зі списку потреб для виконання. Перервати цей цикл можна більш пріоритетно незакритою потребою. Так, наприклад, найбільший пріоритет для виживання має програма дихання, тому якщо дуже турбує якась нав’язлива думка, то психологи рекомендують повільно дихати й це перемикає нас з нав’язливої думки на більш пріоритетне питання — дихання.
Якщо довго незадоволені потреби зберігаються це викликає сильний психічний дискомфорт і щоб його зменшити включаються механізми психологічного захисту, такі як раціоналізація та проєкція. Ці механізми сприяють формуванню обмежених переконань (так, саме тих, що із підрозділу вище) і когнітивних викривлень, впливаючи на наше самосприйняття й ухвалення рішень.
Другий лайфхак: ми здебільшого звикли довіряти своєму мозку. Однак за замовчуванням він працює в режимі, який спрощує реальність і дещо її викривляє, щоб надати нам швидкі результати мислення. З іншого боку, у нього є схильність все доводити до закінчення й закривати всі відкриті колись питання (закриття гештальту). Знаючи ці особливості мозку, ставте собі амбіційні цілі й задавайте собі складні запитання, щоб мозок займався дійсно цінними пошуками. А також не покладайтесь лише на свою пам’ять, записуйте ваші сесії, бо фільтри сприйняття є не лише у вас, але й у ваших співрозмовників.
Розуміння контексту — ключ до ефективного аналізу
Коли справа доходить до ухвалення рішень, важливу роль у тому, як ми сприймаємо інформацію, відіграє фрейминг — когнітивне викривлення, при якому форма подачі інформації впливає на сприйняття людини. Це добре проілюстровано відомим питанням «стакан наполовину порожній чи наполовину повний». Контекст — це те, що надає необхідну інформацію для правильного тлумачення даних. Слова стають, як вода, набираючи різних значень залежно від контексту, у якому вони вживаються.
У бізнес-аналізі контекст схожий на склянку, а слова — це вода в ньому, яка утворює сенс залежно від контексту. Якщо перелити воду в малий стакан, то ухвалюємо рішення, що стакан повний, а якщо в більший стакан, то відразу ситуація суттєво змінюється. Тому під час збору вимог дуже важливо не зациклюватись на якійсь одній точці зору, а спробувати знайти ще й факти, які б описували те саме питання з діаметрально протилежного боку, а також із нейтральної середньої позиції.
Фільтри сприйняття, про які вище говорили як про ті, що іноді можуть спотворювати інформацію, дуже допомагають при визначенні контексту. Вони дозволяють нам зосередити увагу на важливій інформації, що стосується поставлених цілей. Прості питання «Чому?», «Навіщо?», «Як ви це робите?», «Як ви зрозуміли/єте, що буде саме так?» допоможуть розкрити контекст та заглибити в нього опитуваного.
Інша крайність, у яку може впасти аналітик — це так званий «аналізіс-паралізіс», коли нові знання породжують нові питання і людина не може перейти до наступного етапу роботи. Щоб уникнути цього, варто все ж таки тримати фокус на основному та використовувати принцип Парето, який каже, що 20% зусиль дають 80% результатів.
Третій лайфхак: аналітику треба пам’ятати — фонові знання дають більше контексту і є цінними для формування повної картини дослідження. Тому необхідно мати доступ до якомога повного та якісного набору даних із перевірених джерел, дійсно експертні дані чи факти, а не просто точки зору. Треба розглядати інформацію як мінімум із 3-х різних точок зору та знайти підтвердження теорій на досвіді.
Емоції теж важливі
Під час будь-якої роботи важливо розуміти, коли нами керує розум, а коли — емоції. Слід розділяти смисловий та емоційний змісти. Інакше вплив останніх може мати негативні наслідки, що позначаться на якості роботи. Проблема ж у тому, що не лише ми емоційні, наші колеги теж мають власні пороги сприйняття. У кожної людини своя домінуюча емоція, а отже й своя мотивація. Якщо ми не будемо це враховувати, то одна й та ж стратегія поведінки буде інтерпретуватися по-різному. Наприклад, якщо у бізнес-аналітика домінуюча емоція це «страх» (тривожний тип особистості), тоді він прагне максимально якісно пропрацьовувати всі можливі сценарії рішення, щоб усе контролювати. На противагу у продакт-менеджера базова емоція може бути «спокій» і його основна мотивація — уникати проблем. Відтак кожен лист, який бізнес-аналітик буде надсилати, продакт-менеджер сприйматиме як атаку і ставатиме роздратованим.
Розпізнавання емоційних станів на ранніх етапах допоможе вам краще реагувати на ситуацію та прибрати моральний опір перед початком нової комунікації. У деяких ситуаціях емоції можна трансформувати в щось інше, розділивши афект та уявлення. Наприклад, можна використати техніку «переформулювання» — змінити спосіб висловлювання речей, щоб змінити сприйняття ситуації й враження про неї. Також можна використовувати техніку «рефреймінгу» — зміна ракурсу сприйняття ситуації, щоб змінити сприйняття й емоції, пов’язані з нею.
Четвертий лайфхак: щоб бути ефективними в комунікаціях та сприйнятті інформації, намагайтесь керувати своїм емоційним станом та звертати увагу на особливості колег. Часто люди розпізнають лише декілька емоцій, але їх набагато більше і тіло може допомогти розпізнавати емоції інших. У Levi9 ми всіляко намагались створити позитивний емоційний фон в роботі, бо саме він сприяє творчому мисленню.
Більш ефективне мислення для кращого аналізу
Для бізнес-аналітиків ключовим є швидке й точне мислення. Щоб досягти цього, життєво необхідно оптимізувати розумовий процес. Досвідчені лікарі діагностують пацієнтів лише на основі симптомів, тому що досконало опанували причинно-наслідкові зв’язки, що дозволяє їм приймати швидкі та точні рішення. Подібне мислення може принести користь і аналітикам. Оптимально організовуючи інформацію, аналітики можуть швидко приймати точні рішення. Для цього варто кожен новий проєкт починати із побудови ментальної карти й прописування всіх взаємозв’язків. Розробляючи її варто звірятися з реальністю та готуватись до потенційних проблем, продумуючи типові патерни для їх вирішення.
Під час роботи зі складними системами, як-от літак, розділіть систему на підсистеми й аналізуйте їх окремо. А якщо, наприклад, тема для вас нова і мозку складно побудувати план дій — дуже допомагає візуалізація. Мозок вміє думати лише про ті ментальні моделі з якими він стикався в реальному житті, але якщо такого досвіду нема, то спрощена модель схема імітує цей досвід.
Якщо застрягли — відпочиньте. Ваш мозок продовжує працювати, формуючи нові асоціації. Однак остерігайтеся переходу на нові питання — відновіть попередні факти для ефективного синтезу. Якщо нічого не допомагає, перегляньте проблему, перевизначте контекст, розширте свій погляд або перефразуйте запитання. І не зупиняйтесь на першій відповіді на поставлене питання, а залишайтесь у стані обдумування доти, доки наш мозок не знайде справді гарні креативні рішення.
П’ятий лайфхак: для ясного мислення потрібно звільняти свої думки від обдумувань не на тему аналізу та підключати додаткові модальності — аудіальні та візуальні (створювати ментальні 3D-моделі). Якщо є така модель, то вона стане вхідною точкою для навігації в ланцюжку мислення. Щоби складні розумові задачі виконувались швидко, варто заздалегідь перевести в стан автоматизму всі рутинні задачі, щоб не втрачати час на супротив та підготовку, а лише швидко діяти.
Психологія може пояснити багато речей, котрі відбуваються з нами на роботі та змушують бути менш ефективними. Тому постійно слухати себе, не давати переконанням, викривленням та емоціям керувати своїм життям — своєрідний універсальний лайфхак. А ще не забувайте про важливість критичного і креативного мислення та працюйте над задачами із чистим розумом.