Криза змінює правила гри для бізнесу, і фінансовий менеджмент виходить на перший план. Як СЕО аутсорс компанії, я вже не раз переконувався, наскільки важливо правильно управляти ресурсами, особливо в умовах невизначеності. Тож сьогодні хочу поділитися досвідом DreamX і практичними рекомендаціями, які можуть бути корисними іншим компаніям.
Важливість фінансового управління в аутсорс компаніях
Фінансове управління важливе для будь-якого бізнесу. Проте для аутсорс-компаній фінансове управління — це запорука успіху, адже саме воно дає змогу проаналізувати дії та зрозуміти, на чому необхідно зосередитися. Коли хочу пересвідчитися, що в компанії ми робимо все правильно, я аналізую фінанси. Цифри, як-то кажуть, не брешуть. В аутсорс-бізнесі є багато змінних, на які треба звертати увагу. Скільки коштує продукт, видатки на техніку, лікарняні — усе це варте вашої уваги. Якщо це все не враховувати, можна опинитися в хиткій ситуації. Ви можете думати, що заробляєте, а насправді бути в мінусі. Тож фінансове управління дає змогу рухатися в правильному річищі.
Особливості управління фінансами в аутсорс компаніях
Управління фінансами допомагає топменеджменту ухвалювати обґрунтовані рішення. Нижче перелічую основні, як на мене, особливості управління фінансами в аутсорс компаніях.
Прогнозування
Для того, аби мати змогу прогнозувати подальші дії компанії, необхідно вміло оперувати даними. Важливо знати ціну години роботи вашої команди. Ми, наприклад, знаємо, скільки коштує одна година всіх людей в DreamX. Тобто якщо зараз скажу — завтра у вас вихідний, я знаю скільки це коштуватиме. Ще потрібно точно відстежувати динаміку проєктів. Дивимося на націнку, рентабельність, графіки по видатках і надходженнях. Ми маємо знати, скільки в нас активних проєктів, і терміни співпраці клієнтів з нами. Так ми розуміємо, що необхідно допрацювати або змінити в майбутньому.
P&L і Cashflow
Аби ефективно управляти фінансами бізнесу навіть у кризових умовах, потрібно точно відстежувати показники PnL і cashflow. PnL (від англ. Profit and Loss) — це стан рахунків із дебіторською або кредиторською заборгованістю. Якщо замовники винні вам гроші, ви фіксуєте їх у звітах. Їх ще фізично у вас немає, але у звіті вони вказані. Водночас cashflow — це стан рахунків на сьогодні. Тобто ви не дивитеся на борги, а враховуєте тільки ту суму, яка нині є в розпорядженні компанії. Ми в DreamX йдемо більш консервативним шляхом і будуємо всі свої прогнози тільки спираючись на cashflow.
Необхідність системи
Я б всім компаніям радив мати систему звітності. У мене в місяць 200 транзакцій. Комусь заплатили, хтось має внести кошти — це все треба внести у звіт, щоб елементарно не забути хто нам винен гроші. Я щодня вручну вношу інформацію по боргах і видатках у систему звітності (в нас це Finmap, але кожен може обрати сервіс під свої потреби).
Наш досвід управління фінансами під час кризи
Управління фінансами має відбуватися завжди, а під час кризи особливо ретельно. Це щоденна робота, яка передбачає низку необхідних заходів. Ось деякі з них:
Кризовий план
У DreamX ми маємо кризовий план, який спирається на три рівні. Перший — це про необхідність різати деякі видатки. Наприклад, можемо скоротити витрати на маркетинг, зменшити мені зарплатню, не закуповувати техніку або відмовитися від якихось підписок. Десь відсотків 15 витрат реально урізати без будь-якої значної шкоди. Другий рівень передбачає зменшення зарплатні працівникам, а третій це вже про звільнення людей. Аби не допустити ані другий, ані третій варіанти, ми тримаємо великий баланс компанії, який дозволить нам прожити немало часу за відсутності клієнтів.
Слідкуємо, щоб не проспати кризу
Я звик все ретельно відстежувати. Тобто не може бути такого, що ми комусь підняли зарплатню і не зафіксували це. Або оформили якусь нову підписку чи найняли нову людину, а у звітах цього немає. Усі ці деталі треба контролювати, щоб не проспати кризу. Щовівторка ми відстежуємо заплановані витрати та звертаємо увагу, чи вистачило запланованого бюджету на реалізацію наших цілей.
Не обманювати самих себе
Важливу роль у вмілому управлінні фінансами в DreamX відіграють постійні реконсолізації. Ми з командою регулярно звіряємо фактичний стан рахунків зі звітами. Це необхідно робити для того, аби уникнути будь-яких розбіжностей і не обманювати самих себе. Наприклад, згідно зі звітами можна мати на балансі багато грошей, а фізично їх вже може не бути, бо вони кудись поділися, і це ніхто не занотував.
Інвестиції під час кризи: чи варто ризикувати?
Якщо говорити про інвестиції під час кризи — я тільки за, але якщо підходити до цього питання з холодною головою. Я ставлюся до грошей як до ресурсу і в рамках DreamX завжди підтримую нові ризикові історії такі як впровадження нових каналів продажів, окремих програм, підписок та інше. Ми готові ризикувати, бо для цього ми маємо гарний баланс компанії. Однак кожне наше інвестування ретельно продумується. Без чіткого плану ми нічого не реалізуємо.
Проте, якщо в компанії не вистачає коштів, щоб покривати базові потреби, наприклад, виплачувати зарплати вчасно, я взагалі не раджу ризикувати. Спочатку сформуйте стабільний фінансовий баланс і вибудуйте систему, яка працюватиме надійно. Лише після цього можна думати про інвестиції під час кризи.
Практичні поради для інших компаній
Основна порада — впровадження фінансового обліку. Я завжди кажу, що чим раніше ви почнете вести фінансову звітність, тим більше аналітичних даних матимете. Відповідно зможете ефективно планувати подальші кроки компанії та прогнозувати власні результати. Щодо решти, виділю наступні пункти:
Використовуйте програми фінансового обліку
Почати вести звітність краще якось, ніж взагалі ніяк. При цьому робити це на папірці — не найкраща ідея. Зараз є купа програм для контролю фінансів, які мають високий рівень автоматизації й спрощують увесь процес ведення звітності. Finmap, Fintellect та інші.
Залучайте фінансистів
Одна голова добре, а дві — краще, як то кажуть. За можливості залучайте фінансистів, які зможуть проаналізувати вашу звітність, надати поради та рекомендації щодо подальших дій. Це не лише допоможе вам оптимізувати фінансові процеси, але й дасть змогу поглянути на ситуацію свіжим оком, виявити нові можливості та потенційні ризики. Якщо говорити про DreamX, ми вже майже три роки співпрацюємо зі Sparrow Solution. Їхній свіжий погляд допомагає нам оцінювати ситуацію з різних боків і приймати зважені рішення, що сприяють стабільному зростанню компанії навіть в умовах невизначеності.
Аналізуйте
Аналізуйте, на що йдуть фінанси всередині компанії і який результат це приносить. Постійний аналіз дозволяє ухвалювати виважені рішення надалі.
Прокачуйте свої знання
Постійне навчання — це запобіжник від негативних наслідків які потенційно можуть спіткати бізнес. Ви маєте поглиблювати свої знання і добре знати метрики, як-от маржинальність, cashflow, рентабельність. Це все треба розуміти, щоб як мінімум могти цим управляти.
І ще одна, мабуть, найголовніша порада. Розглядайте кризу як можливість для зростання, адже саме під час кризи мобілізуються усі ресурси. Це час для переосмислення стратегії, оптимізації витрат і фінансового управління. Кожен інвестиційний крок повинен бути ретельно продуманий, а ресурси — максимально ефективно використані. Переживши кризу з правильними рішеннями, ваша компанія може не лише залишитися на плаву, а й отримати можливість для нового етапу розвитку, відкриваючи для себе нові горизонти!