Наразі одним із найбільших викликів у рекрутингу є велика конкуренція серед компаній за найкращих кандидатів. На ринку багато спеціалістів, проте знайти топових працівників доволі складно. Саме тому важливо швидко опрацьовувати відгуки кандидатів і проводити їх усіма етапами оферу. З цим допоможе мінімізація рутинних завдань та автоматизація процесів.
У цій статті я, Наталя Кравченко, Recruitment Lead у Boosta, поділюсь інструментами, що допомагають швидше виконувати повсякденні завдання.
Програми для автоматизації рутинних процесів
Нижче наведу приклади інструментів, що допомагають спростити й пришвидшити роботу у відділі сорсингу та рекрутингу.
Whimsical — візуалізація складних процесів у рекрутингу
Whimsical — це інструмент для створення діаграм, майндмепів і візуальних схем. Рекрутери можуть використовувати його для планування процесу наймання, пошукових стратегій, створення мап компетенцій або візуалізації етапів проходження кандидата через всі стадії рекрутингу. Це чудовий спосіб упорядкувати інформацію та забезпечити зручність у роботі як для себе, так і для команди.
- Як працює: Обираєте Mindmap і тему, для якої вам потрібне генерування інформації, у результаті отримуєте готовий варіант стратегії, який можна деталізувати щодо кожного пункту.
- Приклад використання: Я використовую цю програму для розробки стратегій пошуку кандидатів. Коли не знаєш, де шукати кандидатів, які ще методи або майданчики пошуку використати, можна знайти підказки та структурувати інформацію, розробити нові ідеї та нестандартні рішення.
Інструменти на основі машинного навчання допомагають відсіяти не релевантних кандидатів і забезпечити швидкий доступ до найбільш відповідних профілів.
Gamma — інструмент із вбудованим ШІ для презентацій і підготовки матеріалів
У Gamma за п’ять хвилин можна створити презентацію на будь-яку тему за допомогою ШІ. Можна використовувати вбудовані дизайни слайдів або завантажити власний. Для рекрутерів це ідеальний варіант підготовки презентацій за вакансіями, метриками, компаніями-донорами або навіть індивідуальними пропозиціями для кандидатів. Можна створювати інтерактивні пропозиції з графіками, відео й іншими мультимедійними елементами, що значно підвищить інтерес до вашої пропозиції серед кандидатів.
- Як працює: Обираєте вкладку Presentation, кількість слайдів і тему — і програма сама генерує презентацію, а ви лише вносите правки.
- Приклад використання: Я використовую Gamma для візуалізації результатів роботи, це займає в рази менше часу, ніж у Power Point. Усього 10 хвилин — і робота готова.
Zapier — автоматизація рутинних задач
За допомогою Zapier можна створювати чат-боти й автоматизувати багато рутинних завдань. Наприклад, зробити чат-бот, куди можуть звертатися менеджери під час відкриття нової позиції. Чат-бот покроково все пояснить: як відкривається позиція, які поля треба заповнити, де подивитися необхідну інформацію, або навіть які питання ставити кандидатам під час скринінгів.
- Як працює: Обираєте тип завдання, яке хочете автоматизувати, визначаєте тригери (дії, які запускатимуть процес), і задаєте сценарії, як реагуватиме система. Програма автоматично інтегрується з вашим програмним забезпеченням, наприклад, HRM-системами або поштовими клієнтами. Ви можете змінювати алгоритми роботи чат-ботів чи автоматизацій у будь-який час.
Ми проходили з командою навчання, де кожен міг попрактикуватися у створенні подібних чат-ботів. Від психологічної допомоги до пошуку необхідних документів і створення заявок на пошук кандидатів.
SemblyAI — транскрибація текстів і створення нотаток
SemblyAI — дуже корисна програма транскрибації, яка створює нотатки після кожної відеозустрічі. До того ж робить це якісно та багатьма мовами. Одна з основних програм, яка допомагає рекрутерам і сорсерам зекономити час.
- Як працює: Інструмент інтегрується з платформами для відеозустрічей, як-от Zoom, Google Meet або Teams. Під час зустрічі SemblyAI автоматично підключається як учасник, записує розмову та в реальному часі створює текстовий запис. Після завершення зустрічі програма аналізує текст, виокремлює ключові моменти, цитати та питання, формуючи з них структуру нотаток, а ви просто берете їх і використовуєте.
- Приклад використання: Включаємо інструмент під час кожної співбесіди. Крім того, що є нотатки протягом усієї розмови з кандидатом, ще й не треба витрачати багато часу, коли додаємо детальний фідбек щодо кандидата до нашої АТС. Це економить мінімум пів години після кожного інтервʼю.
Figma — новий погляд на колаборацію з командами та кандидатами
Figma — це більше, ніж просто інструмент для дизайнерів. Рекрутери можуть використовувати його для візуалізації процесів, отримання відповідей на запитання, створення презентацій, спільного брейншторму.
- Як працює: Справа у верхньому кутку оберіть Generate й описуйте все, що вам потрібно.
- Приклад використання: Коли ви стикнулися з проблемою під час найму: не знаєте, де шукати, кого шукати або просто вже використали всі наявні можливості пошуку, то час проводити брейншторм із командою у Figma та розробляти детальну пошукову стратегію нових кандидатів.
У Figma вбудований штучний інтелект, тому ви можете ставити питання, так само як у ChatGPT, й отримувати нестандартні відповіді. Це допомагає під час пошуку нових варіантів у сорсинговій стратегії.
Як впровадити інструменти автоматизації та ШІ в роботу
Ось ефективні кроки впровадження, які спрацювали на моєму досвіді:
- Робіть усе поступово. Команді може бути дуже важко виходити із зони комфорту. Наприклад, коли ми впроваджували транскрибатор Sembly AI, то спочатку дали команді можливість протестувати декілька днів цей інструмент.
- Збирайте фідбек від команди. Після впровадження й тестування інструменту можна влаштовувати зустрічі, де кожен член команди поділиться своїм досвідом використання та складнощами, якщо вони виникають.
- Постійно тестуйте й шукайте нові інструменти. Щодня створюються нові інструменти для автоматизації роботи. Важливо не загубитися в цьому різноманітному світі новостворених програм. Я намагаюся щотижня тестувати 1–2 нові програми, але 90% з них не працюють належним чином. Треба витратити багато часу, щоб знайти дійсно корисні інструменти та впровадити їх у роботу. Раджу й вам виділяти час на тестування нових програм.
- Давайте команді практичні завдання. Щоб налаштувати гарну роботу з новими програмами, насамперед треба проводити зустрічі з командою, навчання, давати практичні завдання. Так кожен член команди на практиці зрозуміє користь від використання інструменту.