Вітаю! Я — Валентин Полонуєр, Head of TechOps у компанії HOSTiQ. Поділюсь власним досвідом організації роботи команди в 10 людей з різних міст України у ремоут-режимі. Наша TechOps команда допомагає клієнтам з технічними питаннями щодо хостингу, доменів та ssl-сертифікатів 24/7 — люди працюють позмінно. Я розкажу про деякі складнощі та практичні поради, що можуть стати у пригоді тим, хто планує управляти командою та підтримувати високий рівень залученості співробітників у форматі повністю віддаленої роботи. Особливо цей досвід буде корисним тим, хто взаємодіє з клієнтами та забезпечує цілодобову підтримку онлайн.
Пандемія, війна та блекаути
У далекі доковідні часи наша компанія базувалася у Харкові, і вся робота була повністю побудована в офісі. У 2020 році пандемія внесла свої корективи. Ми були вимушені переналаштуватися на повний ремоут-формат роботи.
З початком повномасштабного вторгнення ми розпочали процес фізичної міграції дата-центру з Харкова до Львова. У цій складній ситуації перевозу обладнання під час хаосу та обстрілів дуже допомогло те, що декілька наших співробітників на той момент уже переїхали до Львова, у безпечні місця. Таким чином у нас самоорганізувалася львівська локація компанії, і це було дуже у пригоді в процесі переїзду серверів. Ми потребували людей, які фізично зможуть працювати «з залізом», і за необхідності підняти інфраструктуру, якщо щось піде не так.
Ще у 2014 році, під час Революції гідності, ми відпрацьовували сценарії роботи з інших міст. Тоді ми організовували роботу людей у відрядженнях, аби забезпечити безперебійну підтримку клієнтської інфраструктури у випадку проблем з інтернетом. Тому цей досвід був корисним з початком Великої війни.
Львівський офіс партнерської компанії ZONE3000 також дуже допомагав у 2022 році в організаційних питаннях із житлом для команди. Згодом він став нашим локальним «пунктом незламності», і під час масових відключень світла люди могли відвідувати офіс, де було резервне живлення.
Під час блекаутів зручним виявилося те, що фактично співробітники працювали з різних міст, відповідно графіки вимкнення електроенергії не збігалися, і ми могли перекривати відсутність світла в одному місті роботою з іншого. Це, звісно, овертайм, і таким не варто зловживати. Але на той час кожен у команді шукав порятунок у роботі, тому працівники були згодні тимчасово перекривати відсутність колег.
Від дискорд-чатів до гугл-мітів: експерименти щодо організації робочого процесу
Під час пандемії викликом для нашого злагодженого колективу виявилася саме відсутність живого спілкування. Зникли раптові збори на пиво та розмови в «курилках».
Саме тому ми перебрали цілу низку варіантів спілкування: від дискорд-чатів голосом, чи якихось онлайн кімнат, де люди постійно сиділи з увімкненим звуком і спілкувалися. Але ці конфи, навіть, якщо є опція з них вийти, не вистрілили взагалі — ніхто не приєднувався, ніхто не хотів постійно спілкуватися.
Чому вам не зайшов формат роботи постійного зідзвону з колегами?
Kozhushko Mykhailo, TechOps L3 SL
- На мою думку цей формат роботи не зайшов через те, що усі працюють з дому й у всіх сім'ї, але не у всіх є власний простір типу кабінету. Весь цей рух у когось дома може відволікати колег від задач. Хоча я вважаю, що ідея класна і хоча б інколи було б добре так попрацювати, щоб зовсім не зійти з розуму без живого спілкування.🙂 Особливо в цей час. Взагалі, мені такий підхід не заважає, і я б з радістю так працював, тому що вважаю свій відділ не просто колегами, а й друзями.
Едуард Куян, TechOps L2
- Моя сім’я часто вдома особливо в зимовий період. Тому частенько буває шум. Були кумедні історії. Дитина часто підбігала гратись, кіт Стів застрибав на плече, жінка з матюками кликала їсти (бо з 10-го разу не почув):slightly_smiling_face:
Тетяна Колібабіна, Techops L2
- Особливо мені, щоб зосередитись на питанні клієнта, потрібна тиша і щоб ніщо не відволікало. А коли всі колеги одночасно й постійно на міті, то завжди є шанс, що хтось почне співати або обговорювати задачі. А ще не зможу порахувати всі рази, коли мої коти тягли за собою мою мишку або обов’язково їм треба скинути квіти на підлогу або розбити банку томату — не хочеться шуміти в ефірі та заважати колегам:grin:
Зараз ми винайшли оптимальну систему для робочої, але неформальної комунікації: якщо треба з кимось поспілкуватися, ти пишеш йому і заводиш з ним google-meet. Саме мітами люди з команди дуже активно користуються. Іноді й по декілька годин можуть в одному дзвінку сидіти, спілкуватися, обговорювати якесь одне питання. Важливо, що можна відключитись від зідзвону і побути на самоті.
Спробували різні варіанти, але можу сказати одне: ініціативи будуть підтримані, якщо вони йдуть від людей. Ми спілкуємося найбільше без відео, тільки аудіо. Потрібно обговорити питання — заводиш дзвінок і спілкуєшся. Дуже рідко вирішуємо якісь моменти в текстовому форматі в чаті. Будь-які примусові зідзвони, постійно включені камери, щогодинні маячки «чи все у тебе добре?» — не для нашої команди.
Якби ви працювали на ремоуті з постійним контролем через примусово увімкнену камеру, чи впливало б це на вашу роботу? Як саме?
Коментар Kozhushko Mykhailo, TechOps L3 SL
- Вважаю це перебором і скоріш за все шукав би іншу компанію через те, що такий контроль дуже гнітить і навпаки зменшує продуктивність та зосередженість на роботі. Я більше буду думати про те, як не поколупатись у носі чи не позіхнути, ніж про виконання завдань. Тому дуже ціную довіру в цьому питанні від компанії та відповідаю тим самим.
Едуард Куян, TechOps L2
- Якщо стане питання, щодо увімкнення камери та тотального контролю, віднесусь до цього нормально, я і так постійно в роботі на зміні.
Тетяна Колібабіна, Techops L2
- Це те ж саме, коли хтось стоїть над душею, коли ти працюєш. Так ти будеш завжди у напрузі. А ще, як дівчині, мені треба буде щоранку наносити макіяж та робити зачіску, а це не завжди хочеться робити, коли ти весь день вдома))
Водночас ми маємо чат в Телеграм, де не вщухає спілкування, постійно йде обговорення неробочих моментів, обмін мемами й жартами, тому що в ці важкі часи треба якось рятуватись та підтримувати один одного.
Наймання на ремоуті, фідбек команди та звичка працювати віддалено
Наймання через зум має свої особливості, і іноді з самого початку немає жодних способів перевірити самоорганізованість кандидата. Людина може бути дуже адекватною на співбесіді, а на випробувальному терміні виявляється, що із дисципліною все дуже погано. Тому в процесі моніторингу важливо збирати фідбек від наставника. Можна посидіти годину з кандидатом і ментором, послухати, як у них будується робочий процес, і потім приймати рішення — чи продовжувати співпрацю з людиною, чи переривати. Загалом за час випробувального терміну стає цілком зрозуміло, чи підходить нам людина.
Продовжую дотримуватися думки, що особисті зідзвони з кожним зі співробітників надзвичайно важливі для здорової атмосфери в колективі. Це стосується наявних працівників, і новачків. Зараз такі мітинги в форматі 1:1 я проводжу раз на місяць, вони дуже корисні. Це можливість побачити, як людина відноситься до тих чи інших обставин, на скільки вона мотивована, чи є проблемні моменти, які потрібно обговорити. Без живого спілкування ти просто не почуєш як у людини справи, чи вона збирається кудись, чи шукає щось нове, чи у неї конфлікт з кимось у відділі чи поза відділом. Коли я розповідаю колегам, що проводжу зідзвони щомісяця, у мене запитують, чи не занадто часто? Але я вважаю, це оптимально, щоб тримати руку на пульсі.
Цікаво, що спочатку всі нарікали на ремоут: як погано, як не вистачає офісу і спілкування. Але за роки пандемії та повномасштабного вторгнення вже кожен адаптувався. Навпаки, коли я пропоную колегам поїхати до офісу, то всі відмовляються. Усі настільки звикли, наповнилися плюсами роботи з дому, що й не уявляють повернення до офлайн. Я думаю, що ніхто вже і не повернеться. Або це треба буде влаштовувати дуже м’яко.
Поради щодо налаштування робочого процесу
Коли тільки починався ковід, і люди усвідомили, що мають +1 годину сну зранку, бо не потрібно їхати в офіс, дуже частими були випадки, коли колеги запізнювались на ранкові зідзвони. Тоді я, в тому числі власним прикладом, стимулював команду говорити правду і чесно зізнаватися, що якщо проспав — то проспав. Не видумувати причини, яких не було насправді. Вважаю, що чесність у команді грає важливу роль. Це елемент довіри в тому числі. Любителі проспати ранкові мітинги потім обов’язково відпрацьовують свій час тоді, коли це зручно компанії.
Звичайно, потрібно розуміти межу лояльності — як менеджеру, так і співробітнику. На жаль, я стикався з випадком зловживання довірою, коли людина світиться онлайн, але відповідь на елементарне запитання може займати дві-три години. Ми зробили дуже багато спроб разом з ейчаром, аби допомогти співробітнику комфортно налаштувати свій робочий процес. Але все одно довелося попрощатися, бо ігнорування дисципліни в такий зухвалий спосіб просто неприпустимо.
Однак, за технічні помилки ми не караємо. Не помиляється та людина, яка нічого не робить. Був випадок, коли співробітник віддав команду форматувати диск на сервері, а виявилося, що це клієнтський сервер. Ми відновили усе з бекапів, які постійно зберігаємо. Так, це більше роботи для усього відділу, але за це не можна карати, бо тоді кожен буде боятися робити будь-що. Тому технічна помилка — це нормально. Якщо це організаційна помилка, то вказуємо на цю помилку і допомагаємо виправити.
Отже, топ моїх порад щодо ремоуту:
- постійні мітинги, щоб підтримувати зв’язок з командою,
- якомога більше ініціативи в напрямі спілкування,
- окремо виділю зідзвони 1:1,
- підтримка будь-яких ініціатив з боку команди,
- організація офлайн зустрічей, якщо є така можливість,
- проявляти якнайбільше лояльності до людей.
Треба пам’ятати, що розрив стосунків з людиною — останній крок. Якби усі були в офісі та спілкувалися наживо, то простіше було б отримати враження про те як, справи в колективі й у конкретної людини. На ремоуті це важче утримувати в голові. Потрібно зробити все для того, щоб зберегти команду, і зберегти лояльність команди до себе.