Системи управління талантами (HRM) — це рішення, які допомагають компаніям автоматизувати та полегшити управління персоналом. Вони дають змогу ефективно керувати різними аспектами трудових відносин із працівникам, від найму до виходу на пенсію.
HRM-система стає необхідною, коли бізнес активно масштабується і вимагає переходу від ручних процесів до автоматизованих. Наприклад, для відпустки потрібен реєстр, і коли у компанії немає інших політик, HR вручну вносить дані про те, коли співробітники йдуть у відпустку. У разі, коли в компанії працює 50 людей, HR-менеджер може фізично не встигати, і тут виникає вибір: наймати ще одного фахівця або інтегрувати HRM-систему, яка автоматизує цей процес.
Так, щонайменше в одному кейсі ми підрахували, що інтеграція HRM-системи може бути вдвічі дешевшою, ніж найм ще одного фахівця.
У групі IT-компаній Netpeak Group перший прототип HRM системи з’явився ще у 2008 році, він проходив різні етапи розробки й зараз ми створили свою HRM для внутрішніх потреб — Netpeak One, тому в цій статті хочу розглянути, що лежить в основі HRM та як зрозуміти, що система допомагає економити кошти бізнесу.
Як інтеграція HRM системи оптимізовує роботу групи компаній та що лягло в її основу?
Базуючись на багаторічному досвіду роботи зі співробітниками Netpeak Group (зараз це 24 компанії, 1200 фахівців), ми перейняли та сконцентрували в одному рішенні всі best practices доступні нам на теперішній момент.
Але, звісно, все починається з Core HR.
У системі управління талантами (HRM) термін «Core HR» описує основні функції, необхідні для основного управління персоналом в організації.
Це основа системи управління людськими талантами, яка містить в собі основні процеси та функції, пов’язані з HR-менеджментом на дуже загальному рівні.
Загалом, основна мета HRM-систем полягає в тому, щоб допомогти компанії взаємодіяти з талантами стратегічно, ефективно та відповідно до її бізнес-цілей.
З кількох причин впровадження HRM-системи є життєво важливим для бізнесу:
- Оптимізація процесів. Інтеграція HRM-системи з іншими бізнес-системами, такими як системи обліку, фінансів та електронної пошти, дозволяє автоматизувати та оптимізувати різні бізнес-процеси. Це може включати звітність, обмін даними про працівників та інші ключові питання управління персоналом.
- Єдина база даних. За допомогою інтеграції HRM системи можна створити єдину базу даних, яка містить інформацію про працівників, а також про те, як вони працюють. Оскільки дані автоматично синхронізуються та оновлюються між різними системами, це покращує ефективність менеджменту талантів.
- Зменшення помилок і збільшення точності. Інтеграція дозволяє уникати ручного введення даних у кілька систем, що зменшує ймовірність помилок і підвищує точність даних. Це особливо важливо для податків, оплати праці та інших делікатних питань, таких, як розмір компенсації співробітникам, бонуси та інше.
- Зміна звітності та аналітики. Інтеграція дозволяє отримати доступ до складних аналітичних даних і звітів, що сприяє прийняттю обґрунтованих рішень.
- Зростання продуктивності. Не потрібно витрачати кошти на збільшення штату HR департаментів зберігаючи високий рівень продуктивності HR процесів.
- Легкість інтеграції нових технологій. HRM-система створює основу для впровадження нових модулів і технологій, таких як фреймворки для оцінювання продуктивності персоналу.
Як зрозуміти що HRM система допомагає економити кошти бізнесу?
Ключові показники ефективності, також відомі як KPI, використовуються для оцінки ефективності системи HRM відповідно до цілей і вимог компанії. Однак, наступні загальні KPI можна використовувати для оцінки ефективності системи HRM:
- Time-to-Productivity: Показує кількість часу, який потрібно новому працівникові для досягнення повноцінної продуктивності після прийняття на роботу. Тобто це шлях від новачка до співробітника, який розуміє як працюють внутрішні процеси компанії.
- Employee Retention Rate: Відсоток працівників, які залишаються в компанії на певний період часу. Навколо таких працівників з високим Employee Retention Rate можна будувати центри експертизи, залучати до них junior спеціалістів, тим самим спрощуючи масштабування експертизи в компанії.
- Employee Satisfaction: Вимірюється через анкетування та збір звітів про задоволеність працівників їхнім робочим середовищем та умовами праці. Наприклад, модуль People Pulse системи Netpeak One дозволяє генерувати опитування та отримувати детальні результати про задоволення співробітників робочим процесом, умовами, професійним зростанням тощо.
- Training Participation Rate: Відсоток працівників, які беруть участь у навчанні та розвитку. Приміром, Netpeak One має функціонал для формування запитів на навчання. Також можна гнучко налаштувати політики компенсації навчання.
- Training Effectiveness: Оцінка того, наскільки успішно навчальні програми впливають на розвиток працівників та покращення їхньої продуктивності. Дозволяє зрозуміти наскільки ефективно витрачається бюджет на навчання в компанії. Та порівняти перфоменс співробітника до навчання та після.
- Turnover Rate: Відсоток працівників, які покидають компанію протягом певного періоду часу. Дозволяє розпізнати на дуже ранніх етапах всі ознаки відтоку співробітників з компанії та скорегувати стратегію утримання.
- HR Process Automation: Вимірює, наскільки ефективно HRM система автоматизує рутинні процеси, зменшуючи час і трудомісткість. Чим більше відсоток автоматизації HR процесів, тим менше бюджет на утримання HR департаменту компанії.
Інтеграція HRM-системи в бізнес допомагає оптимізувати управління талантами та покращує ефективність діяльності компанії. Цей стратегічний крок дозволяє централізувати дані про працівників, спрощуючи їхнє управління та забезпечуючи швидкий доступ до необхідної інформації.
Автоматизація рутинних процесів в HR сфері допомагає використовувати ресурси компанії ефективніше в той час, як аналітичні засоби HRM-систем забезпечують більш точне прийняття рішень на основі даних про співробітників. Та також дасть змогу бізнесу більш ефективно використовувати бюджет на HR функцію.