Привіт, мене звати Дмитро Панін, я — Delivery Director в Levi9. Пройшовши шлях від програміста до архітектора, згодом обрав нетехнічну роль, пов’язану з доставкою IT рішень клієнтам.
У цій статті я розповім про свій досвід використання штучного інтелекту (ШІ) в управлінні проєктами. Тема ця, без сумніву, дуже гаряча та хайпова. Усі говорять про ШІ, кожна індустрія створює свої інструменти, і, на мій погляд, ними варто скористатися в управлінні проєктами тощо. У статті я наведу кілька практичних порад, а далі вже вам вирішувати: чи хочете ви використовувати ШІ у своїй роботі? А можливо, ви схочете, щоб вас менеджив штучний інтелект?
Ця стаття буде корисна менеджерам проєктів, лідерам команд, скрам мастерам, та й просто фанатам технологій.
Як пов’язані проєктний менеджмент і штучний інтелект?
Усім відомо, що три кити управління проєктами — це бюджет, час та обсяг роботи.
Насправді все набагато складніше. Управління проєктами (майже) завжди містить у собі людей, різноманітні звіти, графіки та діаграми, комунікацію, стратегію та планування, (не)задоволених стейкхолдерів, а з ними й зміни, ризики, і таке інше.
Управління проєктами — складна система, що складається з багатьох компонентів. Ця система постійно змінюється під впливом різних факторів. ШІ зараз не може повноцінно замінити менеджерів проєктів, але він може прискорити або навіть покращити деякі з цих компонентів!
Що зараз вміє ШІ для ПМ?
Сьогодні, ШІ використовується для виконання творчих, креативних завдань. Наприклад, ми використовуємо ШІ, щоб знайти необхідну інформацію, написати листа клієнту або створити привабливі зображення для сайту. Непогано для початку, але що корисного може запропонувати ШІ для менеджерів проєктів? Перш за все, це — автоматизація щоденних задач. А саме таких як планування, звітування, розшифровка (перетворення мовлення в текст), аналіз текстів, та автоматизація мітингів.
Планування
Штучний інтелект чудово порається з такими завданнями як планування задач, створення мітингів, і нагадування про виконання завдань. Цікавим рішенням цієї задачі є Motion.
Цей ШІ-календар за останні пару років перетворився на потужний сервіс для управління проєктами.
Звітування
ШІ завжди допоможе з аналізом великих обсягів даних, створенням графіків, діаграм тощо. Вибір ШІ інструмента для звітування залежить від того, що ви вже використовуєте для звітування, та від того, де ви зберігаєте дані. Такі популярні сервіси як Tableau й Microsoft Power BI мають вбудовані AI фічі.
Розшифровка мітингів
Користувачі Google Meet і Teams помітили, що ці сервіси пропонують скористатися ШІ асистентами, які автоматично створюють лог мітингу. На жаль, поки що ці сервіси не пропонують аналіз інформації.
Для автоматичного створення підсумків мітингу, нагадування про прийняті рішення і розподілення задач, я рекомендую використовувати Airgram або Fireflies.
Ось як це працює: вам треба додати ШІ асистента до дзвінка. Цей асистент слухає і розпізнає, хто що сказав. Потім, на основі цієї інформації, ШІ асистент створює таски й призначає їх на відповідальних осіб, фіксує основні поінти мітингу, відправляє підсумки, і дозволяє переглянути лог дзвінка.
Аналіз текстів
Для написання текстів, аналізу великої кількості інформації (наприклад, розшифровки мітингу), а також для пошуку відповідей на нетривіальні питання, ми звикли використовувати такі популярні ШІ сервіси як ChatGPT, Bard, і Bing.
На мій погляд, за такими тасками краще за інших працює ШІ сервіс Notion. Це — записна книжка для роботи з текстами. Сервіс може покращити текст, скоротити, додати деталей, виправити помилки, змінити тон, і так далі.
Автоматизація мітингів
Чи знаєте ви, що за допомогою ШІ ви можете робити віртуальні, асинхронні стендапи? Команді не треба витрачати час на те, щоб послухати своїх колег. ШІ асистент відправляє особисті повідомлення в чат (Slack, Teams) з питаннями о прогресі, блокерах тощо. Потім ШІ збирає дані по команді, аналізує їх, та виявляє проблеми, які потребують уваги. Після цього, ШІ готує підсумки асинхронного стендапу та відправляє тімліду або проєктному менеджеру звіт о проблемах, що потребують уваги.
Для цього раджу скористатися такими сервісами як Geekbot або Standuply.
All-in-one сервісі
Щоб спробувати, як ШІ допомагає в управлінні проєктами, варто спробувати ClickUp i Monday. Це — повноцінні екосистеми, побудовані на ШІ технологіях. На мій погляд, ClickUp випереджає Monday за якістю та кількістю фіч, але справа не в цьому.
Проте, перед тим як пірнути в таку екосистему з головою, варто добре поміркувати. Ні, ці сервіси не будуть керувати вами й вашими проєктами замість вас. Усе набагато прозаїчніше — ви будете змушені користуватися тільки сервісами цієї екосистеми.
Ризики
Чи можна вже сьогодні почати користуватися цими чудовими сервісами для управління проєктами? Звичайно, так, але треба пам’ятати про такі ризики як копірайт і захист даних.
Копірайт
Коли мова йде про використання ШІ, рано чи пізно постає таке питання: кому саме належать авторські права на згенерований контент, і хто буде нести за нього відповідальність? Опцій чимало: це може бути компанія, що розробила систему; власник датасету, на якому систему тренували систему; або ж користувач. Правильна відповідь залежить від того, який саме ШІ ви використовуєте, і як ви це робите.
Захист даних
Всі запити в ШІ-системах логуються і, скоріш за все, використовуються якимось чином, в тому числі для розвитку системи. Коли ви розповідаєте на мітингу про нові фічі вашого продукту, ця інформація стає відомою віртуальному проєктному менеджеру. Його ви добровільно доєднали для дзвінка, щоб отримати підсумки мітингу. Як саме ШІ буде використовувати цю інформацію, і чи стане вона відома потенційним клієнтам або конкурентам?
ШІ — вбивця
Деякі люди бояться ШІ, тому що бачать в ньому конкурента своїй професії. Але слід пам’ятати, що всі технології вбивають професії. Гарна новина полягає в тому, що від технологій люди не стали менше заробляти. Індустріалізація, автоматизація, механізація — всі ці процеси забирали робочі місця і водночас відкривали нові. Нові робочі місця, нові можливості, та й нові мрії!
Недоліки
Чи все так файно виходить у провідних ШІ-сервісів? Чи можемо ми їм довіряти? На жаль, не на часі. Потрібно пам’ятати про такі недоліки як галюцинації, безпека даних, та відсутність human touch.
Галюцинації
Не тільки люди здатні спостерігати галюцинації, є вони й у штучного інтелекту. Галюцинації виникають, коли ШІ використовує вірну інформацію, яка ніяк не належить до теми вашого запиту.
Практично всі ШІ сервіси на ринку мають галюцинації, а деякі взагалі можуть вигадувати (або генерувати) нереальні речі, аби задовольнити вимоги запиту. Щоб досягти відмінних результатів з ШІ, треба ретельно готувати не тільки інпут, але й не менш ретельно перевіряти результат його роботи.
Безпека даних
Якщо у вас немає конфіденційної інформації, NDA або дані вже публічні, то я раджу спробувати ШІ сервіси в управлінні проєктами прямо зараз. Але не так просто буде додати ШІ до дзвінка з клієнтом, який хоче обговорити з вами свій суперкрутий і, звичайно ж, дуже секретний проєкт.
Людський дотик
Люди прагнуть спілкування, тому мітинги з віртуальним асистентом не замінять звичайного людського спілкування. Так, мітинги с ШІ можуть займати менше часу, але для мотивації команди зустрічі з живими людьми неоціненні. Як корпоративи й тімбілдінги.
Переваги
Попри численні недоліки, ШІ надає нам і нашим командам такі переваги як час, продуктивність, ефективність. Ці переваги зазвичай неможливо придбати за гроші, тому й варто спробувати ШІ сервіси!
ШІ асистенти надають відповіді майже миттєво, зберігаючи час на аналіз інформації й прийняття рішень. ШІ переробляє велику кількість інформації і видає чіткі підсумки. Тож якщо ви довгий час не можете прийняти рішення, зверніться за допомогою до ШІ.
Ще однією перевагою ШІ є ідеальна пам’ять. ШІ ніколи нічого не забуває, а навпаки, нагадує всім про все. Так, ШІ допомагає командам бути більш продуктивними й ефективними.
Поки що ШІ сервіси не забирають все від людини, коли мова йде про управління проєктами. Людина все ще виконує провідну роль, а ШІ допомагає менеджерам тримати руку на пульсі.
Популярність ШІ йде хвилями, і зараз ми спостерігаємо далеко не першу хвилю. Чи настане час ШІ саме тепер? Для цього є всі необхідні умови, такі як потужна комп’ютерна інфраструктура й обчислювальна потужність, доступні алгоритми і якісні датасети для тренування. Але насамперед все залежить від нас, користувачів, і саме ми вирішуємо, яким буде майбутнє ШІ. Або яким буде наше майбутнє з ШІ.
Висновки
З цієї статті ви дізналися, як використовувати ШІ в управлінні проєктами, на які сервіси можна розраховувати просто зараз, і які переваги вони можуть вам забезпечити. Також ви дізналися про ризики й недоліки, пов’язані з використанням ШІ в управлінні проєктами.
Запрошую вас залишати коментарі до цієї статті. Які сервіси ви плануєте використовувати, а які вже використовуєте на своїх проєктах? Чи готові ви делегувати ШІ свої обов’язки? Чи хотіли б ви, щоб і вас менеджив штучний інтелект?