Стереотипів про роботу в ІТ чимало. Але серед них є й ті, що дійсно заслуговують на увагу. Зокрема, інженери знають, як оптимізувати процеси. Вони мислять структуровано, автоматизують рутину та знаходять технологічні способи спростити роботу — особливо з повторюваними завданнями.
Колись «протистояння бухгалтерів та айтівців» було приводом для анекдотів. Але різниця в їхньому підході до організації роботи та використання цифрових рішень зберігається. Приміром, часто-густо нетехнічні фахівці без технічного бекґраунду продовжують вручну заповнювати Excel-колонки, гублять вкладки, плутають документи або надсилають їх не туди — бо просто не знають, як зробити інакше. Але чи задумувалися ви, скільки компанія втрачає на таких неефективних процесах?
За нашими підрахунками, це може сягати сотні робочих днів на рік.
Так-так, дрібниці накопичуються: ручне перенесення даних, хаос у документах, плутанина з чеклістами, англомовні інструкції з кодами — усе це з’їдає час, сили та ресурси. І часто ми чуємо: «Мені так зручніше», «Я так звик» тощо. Але це «зручно» лише на перший погляд.
Ми самі стикались із цим. Але знайшли рішення: і з внутрішнього інструменту, створеного за пару днів, виростили набір продуктів, який уже використовують понад 4000 компаній — не лише з ІТ, а й з фінансів, маркетингу та HR.
Тож, тепер хочу поділитися нашими інсайтами та практичними порадами — як допомогти вашим нетехнічним фахівцям працювати «як інженери».
Як і чому ми почали створювати smart інструменти
Наш шлях почався з одного, на перший погляд, банального, але дуже важливого питання (також радимо задати собі це питання також):
«Якщо я не можу пояснити процес, який виконую, чи справді я розумію, що роблю?»
Проблема полягала в тому, що наші інженери, фінансисти та HR команда виконували завдання без чіткої структури. Це ускладнювало комунікацію, перевірку результатів і загальну ефективність роботи. Звучить знайомо?:)
Тож, ми вирішили спробувати найпростіше можливе рішення — чек-лист. На ринку не було потрібного нам інструменту,не було потрібного нам інтструменту, який був інтегрований з нашим трекером завдань (Jira від Аtlassian) — тому ми створили свій.
І вже через три дні розробили Smart Checklist та поділилися ним зі спільнотою Atlassian.
Покривши свою потребу, ми просто продовжували підтримувати цей інструмент мінімальними ресурсами— всього 2,5 людини. Однак вже за короткий час ми отримали понад 700 інсталяцій, а інші інструменти почали копіювати наш підхід. Тому вирішили активно розвивати продукт.
Згодом ми побачили, що підхід, який лежить в основі нашого чекліста, може допомогти не лише технічним командам. HR, фінансисти, маркетологи та операційні менеджери також потребують інструментів, щоб структурувати свою роботу. Утім, багато хто або не мав доступу до Jira, або вважав її занадто складною.
Це змусило нас розширити ідею. Ми почали експериментувати, адаптувати та створювати рішення, які працюють не лише для розробників, а й для інших команд. Так народився TitanApps.io — набір інструментів для підвищення продуктивності, якими зараз користуються понад 2.5 мільйонів людей та тисячі бізнесів.
Але зараз не про нього, а про філософію, яка за ним стоїть.
Як навчитись розумно працювати без рішень за всі гроші світу?
Радимо будь-якій команді перш ніж шукати потрібні інструменти, сісти та структурувати процеси. Для початку достатньо просто описати їх. Можливо, у спільній табличці, сторінці в Confluence або Google-доці. Такий підхід ідеально підходить, якщо ви працюєте в невеликих командах або стартапі, або якщо вам потрібне швидке та недороге рішення.
Як це може виглядати? Наприклад, ваша HR-команда щомісяця готує звіт для керівництва. Тож, вона може зафіксувати такі кроки:
- Створити шаблон звіту
- Завантажити дані з системи відстеження кандидатів
- Переглянути останні відгуки кандидатів
- Зібрати ключові показники ефективності (KPI) у підсумок
- Запланувати зустріч для презентації результатів
- Зберегти звіт у доступному місці для подальшого використання
- Зібрати зворотний зв’язок, щоб покращити процес у наступному місяці
Такий покроковий гайд вже значно знижує ризик помилок і дозволяє новим співробітникам швидко включатися в роботу без потреби в постійних поясненнях.
Проте, аби зробити процес ще швидшим і ефективнішим, варто підключити інструменти, які технічно оптимізують рутинні задачі. З власного досвіду можу порадити комбінацію платформи monday.com або Jira із застосунком для чеклістів — як-от той самий Smart Checklist. До речі, Atlassian зараз активно інвестує в адаптацію Jira для бізнес-команд — тож це вже давно не лише для девелоперів. У Railsware усі — як технічні, так і нетехнічні команди — працюють саме в Jira.Так-так, це наша основна платформа для трекінгу задач, яка дозволяє тримати фокус і прозоро працювати в одному просторі.
Для малих і середніх бізнесів це просте, але дуже ефективне рішення. Команди можуть задокументувати процеси у вигляді чеклістів, які легко копіюються для кожної нової ітерації.
Скажімо, фінансова команда щомісяця готує PnL, звіт про доходи та витрати. У такому випадку вона:
- Створює шаблон чекліста зі стандартними етапами — збір рахунків, зведення даних, аналіз показників, оформлення звіту
- Призначає конкретні завдання відповідальним членам команди — аналітику, бухгалтеру, фінансовому менеджеру
- Відстежує прогрес у реальному часі — від старту до фінального затвердження документації
Коли настає новий звітний місяць, команда просто копіює той самий чекліст. Це економить час, мінімізує помилки та гарантує, що нічого не буде пропущено.
А якщо у вас таких повторюваних процесів багато — можете спробувати створювати шаблони. У себе ми реалізували за домопогою Smart Templates. Такий інструмент допомагає зробити шаблони задач і автоматично призначати їх потрібним людям.
Три причини, чому не виходить оптимізувати правильно
1. На практиці ваші інструменти важливіші за стратегію.
Варто памʼятати, що інструменти стають ефективними лише тоді, коли підкріплені продуманими процесами. Часто компанії інвестують у дорогі платформи, не визначивши заздалегідь, як саме мають працювати внутрішні процеси. У результаті — хаотичне впровадження і низька ефективність.
Як уникнути: Спочатку пропишіть і протестуйте процеси у простих документах або чеклістах. І лише після цього інтегруйте їх у складніші інструменти, поступово масштабуючи.
2. Ви ускладнюєте робочі процеси
Структура важлива, але занадто жорсткі чи складні процедури можуть уповільнювати прийняття рішень і дратувати команду.
Як уникнути: Створюйте гнучкі процеси, які легко адаптувати. Регулярно переглядайте їх, щоб залишати лише дійсно потрібне.
3. Ви ігноруєте документацію
Без належної документації процеси стають прив’язаними до конкретних людей. Якщо хтось іде з компанії — знання йдуть разом з ним, і все доводиться вибудовувати заново.
Як уникнути: Регулярно оновлюйте документацію та зберігайте її у доступному місці. Це забезпечить передачу знань між командами та новими співробітниками.
Хочете результатів — інвестуйте (і мова не про гроші)
Не варто очікувати змін, якщо не вкладатися у свою команду. І це не так складно, як здається. Вам не потрібен мільйон ресурсів — іноді достатньо просто провести спільний тренінг, показати, як можна зробити простіше й швидше.
Це точно займе менше часу, ніж той, що ви щодня втрачаєте через ручні рутинні задачі.
Повірте, команда вам ще подякує. Бо ніхто не хоче робити те, що давно могла б зробити система.