Блог

Гнучкість роботи is the new sexy. Як із нею не налажати?

Здавалося б, Covid-19 та війна змінили ставлення до гнучкості роботи в Україні. Утім, це поняття ще часто розуміють через призму минулого десятиліття. Приміром, нещодавно моя знайома на співбесіді почула від рекрутера: «У нас гнучкий графік роботи». На уточнювальне запитання, як саме це працює, почула: «Ну, ви можете починати о девʼятій або о десятій». 

Звучить комічно? Але подібний підхід досі домінує — не лише в нас, а й в багатьох країнах світу. Тому не дивно, що на ВЕФ у Давосі гнучкість стала однією з ключових тем (звісно, окрім підтримки України). 

На що ж вказують провідні експерти форуму:

  • Пандемія прискорила перехід до віддаленої роботи, і працівники все частіше вимагають саме такої форми співпраці. Дехто додатково хоче мати можливість відвідувати офіс: утім, це часто так лишається опцією, якою не користуються. 
  • Ця тенденція не обмежується окремою галуззю чи регіоном і змінює підходи як компаній, так і спеціалістів. 
  • Цифрова трансформація та зростання важливості постійного навчання означають, що співробітники мають швидко адаптуватись та бути гнучкими, щоб підвищувати свої шанси на ринку праці. 
  • Попри те, що гнучкість роботи пов’язана зі складнощами, як для компаній, так і для робітників (про це трохи згодом), переваги для обох сторін надто вагомі, щоб їх ігнорувати. 

Тож, з одного боку, висновок очевидний: гнучкість роботи — нова нормальність. Вона цікава бізнесам, оскільки дозволяє ефективніше залучати й утримувати кращі таланти, а отже, зберігати конкурентоспроможність. З іншого, це вже не мода, але ще не класика — і перехід від слів до діла складніший, ніж може здаватися.

Дистанційка і «плаваючий» графік — це ще не гнучкість

Пропонуєте колегам вибір, починати на годинку раніше чи пізніше, працювати віддалено чи в офісі, і вважаєте, що це гнучкість? Я з вами не погоджусь. Віддалена робота може бути такою ж «жорсткою» і бюрократизованою, як і робота в офісі:

  • Постійні перевірки і вимога відповідати в чатах протягом хвилин.
  • Жорсткий трекінг часу.
  • Спонтанні дзвінки тоді, коли людина не планувала працювати.
  • …думаю, кожен зможе навести ще пару прикладів

Чи це дозволяє людині самостійно планувати свій графік і керувати своїм часом? Навряд чи. 

Стривайте, скажете ви, а як же бізнес та його результати? Утім, і тут гнучкість завдає удар у відповідь. Опитування показують, що для 9 з 10 респондентів саме вона є ключем до зростання продуктивності. «Можеш працювати в той час, коли почуваєш себе найбільш продуктивним» —  завжди кажу я на співбесідах. А отже, це вигідно і компаніям для збільшення ефективності праці й задоволеності робітників. Тож, бонуси отримує не лише фахівець: бізнес отримує більш продуктивних, задоволених та лояльних працівників.

Це ми в Railsware добре бачимо на власному досвіді, адже від заснування компанії орієнтувалися на віддалену роботу і гнучкий графік. Коли члени команди живуть у 20 різних країнах, по-іншому просто неможливо. Від початку ми визначилися, що фокусуємося на тому, що і як ми робимо, а не на тому, де і коли. Саме це дозволяє колегам самостійно знаходити баланс між роботою, життям та особистим розвитком.

Утім, гнучкість — це процес двосторонній, і не кожен фахівець готовий до того, що виходить за межі «починати о 9-й чи о 10-й». Іноді, навіть технічно дуже сильні кандидати відкидаються: уже на співбесіді чітко бачимо, що людина не зможе ефективно працювати без постійного контролю та жорстких рамок. Щоб впевнитись, що кандидат зможе продуктивно працювати самостійно, ми в команді виділили основні self-management навички, які й перевіряємо під час спілкування.

  • Адаптивність — вміння швидко пристосовуватись до нових обставин, зберігаючи продуктивність.
  • Рішення на основі даних — вміння збирати та аналізувати дані, щоб приймати обґрунтовані рішення.
  • Комунікація — розвинені навички ефективного спілкування з колегами, клієнтами та партнерами в офлайн- та онлайн-форматах. А також — розуміння тайм-менеджменту, щоб вміти робити це як синхронно, так і асинхронно. 
  • Управління проєктами — навички планування, організації та управління задачами (як власними, так і команди).
  • Креативність — вміння мислити творчо та знаходити нестандартні варіанти розв’язання проблем.

Розвивайте ці навички — і це допоможе бути затребуваним на ринку праці та зберігати конкурентну перевагу на робочому місці незалежно від професії чи місця проживання.

Проблеми тимчасові, а от гнучкість — це назавжди

Багато хто у 2021 році чекав, що життя знов стане «як до пандемії». Тепер — чекає, що після нашої перемоги все буде «як до війни». Хоч ми не знаємо, коли закінчиться війна і коли в Україні востаннє пролунає «відбій повітряної тривоги», давайте будемо відверті: так, як раніше, вже не буде.



Але це не означає, що варто просто сидіти і чекати на настання нової реальності. Підтримувати і розвивати економіку — наше з вами завдання, і працюємо над цим ми вже сьогодні. І як не матиме сенсу відбудовувати окремі заводи, так само не варто повертатися до робочих практик за старими лекалами. 

Гнучкість — це не тимчасова відповідь на триндець, кхм, тобто, турбулентність. Це шлях до майбутнього на ринку праці. Давайте обґрунтую.

Нестримна диджиталізація

Так само як і гнучкість, диджиталізація — це комплексне питання, яке не обмежується точковими рішеннями на кшталт відмови від паперового документообігу чи початку продажів онлайн. Це є спрощення та пришвидшення усіх процесів завдяки автоматизації та залученню новітніх технологій. 

Чи можете уявити собі, що ми відмовимося від онлайн джоб-бордів і повернемося до пошуку вакансій у місцевій газеті? Ні? То чому ви вважаєте, що люди відмовляться від комфортної роботи, а роботодавці — від більш працездатних та вмотивованих робітників через те, що раніше було інакше?

Зростання продуктивності

Мікроменеджмент — ваша слабкість? Тоді цей пункт для вас. Прихильникам контролювати все ввижається, що працівники починають бити байдики, щойно вони відведуть погляд. Але реальність інакша. Ось, до прикладу, в опитуванні Gartner 43% респондентів сказали, що гнучкий графік допоміг їм стати більш продуктивними, 30% запевняють, що зекономлений час на поїздки до офісу і назад дозволяє їм зробити більше, а 9% ствердили, що працюють продуктивніше, якщо їх менше контролювати. 

У доповіді Міжнародної організації праці зазначають, що окрім балансу робота-сім’я, який робить робітників більше задоволеними, гнучка робота зменшує кількість конфліктів між працівниками та сприяє зниженню рівня стресу. Ще один аргумент — це позитивний вплив гнучкості на плинність кадрів та підвищення лояльності фахівців.

Більш конкурентна економіка

Так, зараз важко говорити про економічний ріст в Україні. Але після перемоги інтеграція нашої економіки в європейську пришвидшиться. В контексті IT це означає, зокрема, що українським спеціалістам стане ще простіше найматися в європейські компанії, навіть не виїжджаючи з країни.  

Утім, чимало вітчизняних бізнесів уже конкурують за українські таланти з глобальними компаніями. І пришвидшення модернізації нашої економіки — зокрема, і щодо організації праці — запорука того, що наші таланти створюватимуть наші продукти та докладатимуться до ВВП України.

Як перелаштуватись на новий режим гнучкості

Неможливо просто зібрати команду і сказати, що з завтрашнього дня ми будемо працювати гнучко. Гнучко не означає без регламенту чи абияк. Ба більше, без належної підготовки таке «гнучко» дуже швидко перетвориться на «незручно» та «неефективно». В Railsware гнучкість — це багатогранна система, напрацьована і відточена роками. Тому поділюсь з вами порадами, щоб ви уникнули проблем, з якими стикалася наша команда, будуючи гнучкі умови роботи.

Створіть належну цифрову інфраструктуру

Знаю, знаю. Усі давно знайомі зі Skype, Zoom та Slack. Але крім них, що є досить велика кількість інструментів, необхідних для ефективної роботи команди — і йдеться не лише про спілкування.

Оцініть процеси та задачі в компанії, які можна автоматизувати чи перенести «в цифру». Протестуйте кілька варіантів та оберіть один, щоб запровадити для всієї команди. Так вам буде легше зберігати знання, що накопичує команда. 

Ось декілька прикладів, що допоможуть в роботі:

  1. Trello, Jira або ClickUp для менеджменту проєктів або відстеження власних задач.
  2. Coda, Notion або Confluence для ведення нотатків. Важливо заздалегідь створити структуру для документів, де співробітники зможуть самостійно знайти все, що їм потрібно. 
  3. Figma для спільної роботи над візуальними задачами. В Railsware Figma є однією з найзатребуваніших програм, де ми спільно працюємо над стратегіями, задачами та проблемами, використовуючи для цього власний фреймворк BRIDGeS
  4. Clockify, HiveDesk або Harvest для трекінгу часу. В Railsware ми віддаємо перевагу Clockify: колеги самі вказують, як багато часу вони займались тією чи іншою задачею. Ідеться не про контроль, а про аналіз даних — як для компанії, так і для співробітника. Аналізуючи час, який був витрачений на той чи інший проєкт, можна побачити місце для автоматизації чи покращення: no control, no monkey job.
  5. Visual Studio Code в поєднанні з плагіном Live Share, або ж RubyMine з плагіном Code With Me для спільної роботи над кодом (рекомендація від інженерів Railsware). 

Переосмисліть комунікацію 

Коли колектив в офісі, набагато легше щось разом обговорити, відповісти на питання та пояснити окремі деталі. Коли ж комунікація відбувається віддалено та ще й асинхронно, може виникнути безліч додаткових питань, що лише заплутають колег. До чого це призводить? Багато хто прагне проговорювати все на дзвінках. А отже, календар забивається десятками і сотнями тривалих і непотрібних колів, які зжирають робочий час і не допомагають рухати задачі вперед. 

Як можна інакше? Почніть з чітких правил. Розмежуйте, що варто обговорювати вживу, а що можна опрацювати асинхронно. Визначте, протягом якого часу треба опрацювати асинхронний запит. Привчіться коротко занотовувати зміст дзвінку та додавати його до відповідної спільної теки чи файлу. Відправляйте фоловапи після ухвалення важливих рішень усім зацікавленим особам.

Дебюрократизуйте процеси

Якщо раніше затверджувати якесь рішення 20-ма підписами було ок, то зараз ні. Подумайте, як спростити/пришвидшити процес, або як його автоматизувати. 

Ось вам приклад спрощення комунікації між компаніями. Зараз договори можна підписати за допомогою онлайн-інструментів, як-от Вчасно, PandaDoc чи DocuSign. Це сильно економить час юристів, фінансистів і позбавляє потреби пересилати акти поштою.

У команді, зокрема, задля спрощення комунікації треба чітко розподіляти ролі. Це мегаважливо. Проговоріть, а краще зафіксуйте письмово, хто буде виконувати певні задачі, хто перевіряти та затверджувати. Ми використовуємо модифіковану версію матриці RASCI. Тобто для кожного проєкту/задачі ми чітко визначаємо: 

  • Хто відповідальний за проєкт (наприклад, HR-менеджер — за наймання інженера);
  • Хто затверджує проєкт (головний інженер апрувить кандидата);
  • Хто виконує роботу (сорсери відбирають кандидатів, інші інженери проводять технічні інтерв’ю);
  • Кого треба інформувати щодо проєкту (CTO, або CEO).

Автоматизуйте все, що можете…і що не можете, теж автоматизуйте

Створення документів для нотаток перед дзвінками, сповіщення, автоматичні розсилки електронних листів — усе це і ще багато іншого можна автоматизувати та інтегрувати зі звичними для вас інструментами. 

Автоматизувати можна майже все, а якщо не можна, то ви просто ще не знаєте як це зробити. Прогрес вже дійшов до того, що навіть підрахунок заробітної плати теж можна автоматизувати. 

Соціалізуйте команду

Вміння працювати в команді високо цінувалося компаніями й до початку ери віддаленої роботи, а зараз цінується ще більше. І для того щоб адаптувати новеньких та покращувати роботу «стареньких» (жартую, ну ви зрозуміли, про кого я), варто не забувати про соціалізацію та міжособистісні зв’язки. Адже це і робить команду командою. 

Коли команда працює віддалено, немає ані ранкових теревень за кавою, ані спільних поїздок у ліфті, ані випадкових зустрічей у місті. Тому треба організовувати й збільшувати кількість неформального спілкування між співробітниками. Почати можна зі смол токів перед (нечастими) мітингами, потім — додати віртуальні «кава-брейки» (в нас цим успішно займається Donut coffee app, що рандомно поєднує людей, які потім обговорювати будь-що протягом 30 хвилин). Добре працюють і онлайн-ігри, і вебінари на різні теми, і навіть просто зустрічі для обміну досвідом. Звісно, не забуваємо і про зустрічі офлайн, які стають надзвичайно цінними в умовах віддаленої, чи то гібридної робити. Сподіваємося, скоро для цього не буде жодних ризиків. 

Висновок…

…простий і короткий: не важливо, хочемо ми, чи ні, але гнучкість, як і все прекрасне в нашому житті, буде поширюватись та міцнішати. І щоб згодом не опинитися біля розбитого (і негнучкого) корита, і бізнесам, і працівникам варто і адаптуватися до змін, і підлаштовувати нові можливості під себе. 

А про те, які складнощі у вас при цьому можуть виникнути та як їх розв’язувати, поговоримо у наступному дописі.