Привіт! Мене звати Ляна, я HR manager в компанії TechMagic вже близько 3 років. Наша робота насичена комунікаціями з тіммейтами і тому для нас важливий кожен етап у співпраці. Ми дбаємо про те, щоб не лише початок, а й завершення роботи в компанії відбувались у конструктивний та екологічний для всіх спосіб. Тому хочу поділитись досвідом HR команди TechMagic як зробити offboarding легким та структурованим.
Процес offboarding у компанії є не менш важливим етапом за значенням, ніж onboarding. На запит у пошуковику, як цей процес зробити ефективним та структурованим, Google наполегливо виправляє саме на onboarding, ніби лише старт роботи має пріоритет. Справді, багато компаній стараються зробити якомога кращим перший робочий день нового колеги, проте варто попіклуватись і про позитивне враження від останнього періоду співпраці.
У TechMagic для зручності в роботі ми використовуємо дошку Trello, на якій покроково прописаний процес offboarding, що дає нам змогу не упустити важливого.
- Спочатку HR готує і надсилає спеціалісту та керівнику «follow up» лист зі всіма підсумковими домовленостями про термін відпрацювання, деталі компенсації, інформацію про відпустки та лікарняні. У цьому ж мейлі нагадуємо про повернення речей, які належать компанії: техніка, меблі, книги тощо. Також варто попередити про обов’язкове exit interview перед завершенням співпраці.
- Наступний крок — оновлюємо всю інформацію у внутрішніх системах, щоб уникнути інформаційної плутанини та зберігати інформаційну послідовність. Так завдяки чіткості кожен розуміє свої обов’язки, може запланувати та організувати подальшу роботу.
- Після погоджених деталей про завершення співпраці з працівником, керівник інформує про зміни всю команду. Рекомендую не затягувати цей крок, адже невідомість дає шанс людям додумувати чи перекручувати реальні факти подій. Тому прозорість та відкритість — наше все :) Окрім цього, керівник має подбати про організацію процесу передачі знань в межах команди. Якщо ще немає людини, яка перейматиме обов’язки, тоді варто попросити колегу провести knowledge sharing, підготувати документ або в інший зручний спосіб зафіксувати поради та корисні рекомендації.
- Також у TechMagic ми пропонуємо допомогу з підготовкою чи редагуванням резюме та зорієнтовуємо працівника в актуальній ситуації на ринку праці. За умови нашої якісної співпраці можемо ще надати людині рекомендаційний лист чи залишити відгук у професійній спільноті LinkedIn.
- Вище я вже згадувала про обов’язкове exit interview. Чим ці зустрічі є цінними та чому приділяємо їм достатньо нашої уваги? Добре проведене інтерв’ю в процесі offboarding — джерело корисної інформації та багатьох інсайтів, які можуть стати відправними точками росту для компанії. Також сама зустріч — хороша можливість для спеціаліста підбити підсумки досягнутих результатів за час роботи в компанії та набутого досвіду в цілому.
- Наша команда має свою традицію: на завершення даруємо тіммейту книгу на згадку, безпосередньо під час exit interview, якщо бачимось наживо, або відправляємо поштою.
- Один із фінальних кроків припинення співпраці — заходи безпеки. HR та Support команди забирають всі доступи до систем та даних, щоб уникнути їх витоку. Security is hight priority!
- Припинення спільної роботи — не означає втрату контакту, тому залишаємось з людиною на зв’язку. Вся інформація про спеціаліста зберігається в нашій CRM системі, тому за наявності актуальних пропозицій можемо «постукатись» до колеги майбутньому чи зустрічно розглянути людину, яка хоче повернутись в компанію. За останні 2 роки у TechMagic повернулись близько 10 колег і нам завжди приємно зустрічати знайомі обличчя. Та й самі спеціалісти дуже швидко адаптовуються до нових проєктів, адже стиль нашої роботи та комунікації їм добре знайомий.
Варто також пам’ятати, що менеджменту надзвичайно важливо дотримуватись якісної професійної комунікації на всіх етапах, бути уважним і вдячним за виконану роботу та внесок людини у розвиток компанії.
Підсумовуючи основні пункти підкреслю, що непродуманий період offbording призводить до хаосу та високого стресу як для спеціаліста, так і для керівника, команди та HR, тому дуже важливо налагодити всі процеси за одним стандартом. Окрім цього, робота за чіткими правилами позитивно впливає на бренд роботодавця, лояльність та навіть рекрутинг, бо екстіммейт може порадити компанію ззовні, залишити позитивний фідбек про співпрацю на різних сайтах та платформах, залишається на зв’язку з компанією та рекомендує колег на відкритті позиції або ж може повернутись у компанію знову.