Роками чую — навіщо компанії ERP-система? Власне, це цитата від замовників. Вони часто-густо ставлять таке питання — чи то собі, чи то нам. Питання логічне. Якщо ERP-проєкт — складна й недешева історія, то варто знати, навіщо її вроваджувати, і порахувати переваги.
Ось що важливо врахувати при виборі ERP-системи та компанії-підрядника.
Навіщо компанії ERP-система
Але відповідь на запитання «Навіщо нам ERP-система?» може бути різна. Є банальні відповіді на кшталт «наша поточна ERP вже стара, не підтримується вендором» або «нам потрібно замінити 1С, тому що він російський». А є складніші — «ми плануємо оптимізувати складські залишки, бо в нас там завжди купа неліквідів на мільйони/мільярди» або «ми очікуємо отримувати управлінську звітність швидко й певніше, ніж раніше, і це дасть нам конкуренту перевагу у швидкості ухвалення рішень».
Узагалі є навіть концепції розрахунків повернення інвестицій (ROI) в ERP, які можна застосувати й порахувати. Але що цікаво? З власного досвіду в кілька сотень ERP-проєктів, 99% із замовників робили проєкти без розрахунків переваг. Тобто парадокс у тому, що сама ідея гарна, але тих, хто бажав би реально порахувати ефект у грошах, не знаходилося. Ті кілька компаній, що таку розмову починали, так до впровадження й не підходили врешті-решт.
Єдиний приклад, що маю — колись ми дуже попросили компанію, яка є досить великим дистрибутором, порахувати ефект після впровадження. Вони спочатку посміхалися, а потім вирішили сказати так: «Ми зекономили й повернули інвестиції в ERP уже за рік після впровадження завдяки прозорому розумінню руху товарів, роботі із залишками (коректне резервування й облік товарів, яких запитував клієнт, але їх не було), і відповідно, зменшенню неліквідів».
Я маю десь у середньому 10 зустрічей на місяць із C-level-менеджментом різних компаній та організацій, які розглядають впровадження ERP-системи. Якщо екстраполювати цю цифру на весь мій професійний шлях в ERP у 20+ років, то це понад 2000 зустрічей із власниками чи керівниками. Отже, вибірка непогана.
Топові помилки при виборі ERP-системи
Стосунки вибудовуються по-різному. Хтось виявляється дуже просунутим і все знає, хтось щось чув і читав, хтось узагалі не в темі. Звісно, легше спілкуватися з тими, у кого був відповідний досвід. І, маю зазначити, що людей із досвідом впровадження якоїсь ERP стає все більше. У порівнянні з 2000-ми — прогрес суттєвий.
Але є кілька, на мій погляд, помилок, яких ці компанії припускаються в процесі вибору системи та підрядника. Ділюся цими помилками та порадами, як їх уникнути.
- Демонстрація певного прикладу в ERP-системі, що розглядається. Тобто недостатньо подивитися красиві слайди зі скриншотами. Краще — домовитися про певний сценарій показу певного функціоналу, підготувавши деякі дані для цього; з’ясувати, хто саме буде проводити демо — важливо, щоб це була людина, яка в майбутньому може бути учасником проєкту впровадження, наприклад, архітектор чи старший консультант. Тоді в процесі демонстрації ви точно відчуєте, наскільки близький вам сам продукт, і наскільки професійними є експерти потенційного партнера.
- Адекватно прокомунікувати обсяг проєкту. Іноді просять дати показники бюджету й термінів проєкту, але для цього надають мінімум інформації. Тобто має бути відповідність — якщо ви даєте верхньорівневий опис вимог щодо ERP, то очікуйте на таку саму верхньорівневу оцінку вартості й тривалості. Але якщо потрібна деталізована оцінка, з очікуваним завантаженням всієї команди, з переліком ризиків і припущень щодо буферів, потрібних для кастомізацій під вашу специфіку — інвестуйте в діагностику (Discovery). Так, ви витратите кілька тисяч доларів, але отримаєте реалістичну оцінку проєкту. До речі, іноді вендор ERP-системи може дати фінансування на подібну діагностику.
- Усі серйозні гравці мають красиві сайти та соцмережеві сторінки. Але не всі серйозні гравці мають реально успішні проєкти та надають реально якісні послуги. Дізнатися про справжній стан речей можна, якщо не лінуватися довідатися про майбутнього партнера більше інсайдерської інформації. Перевірити, чи є спільні знайомі/партнери по ринку, які перетиналися з цією компанією. Перевірити портфоліо замовників і пошукати, чи є там знайомі, які дадуть відгук. Також попросити про референс із клієнтами, власне, самого потенційного партнера.
Замість висновку
Зазначені поради досить прості, але вони дієві. Якщо взяти їх до уваги й застосувати, ви отримаєте більш цілісну картину й будете мати зважену позицію щодо фінального рішення. А це зекономить багато часу, грошей і нервів.