Попри виклики воєнного часу, українські бізнеси навчилися пристосовуватися: локації відновлюються після обстрілів, команди працюють за графіками світла, компанії налаштовують логістику та знову конкурують на ринку, а маркетинг бореться за увагу й довіру клієнтів. Аудиторія, спрагла на позитивні емоції, очікує унікального досвіду і «вау-ефекту».
Усупереч просіданню сфери, івенти все ще залишаються важливим інструментом щорічної маркетингової стратегії бізнесу для живої комунікації. Цей матеріал розкаже, як закласти підґрунтя вже зараз, щоб отримати максимум користі від івенту в наступному бізнес-сезоні.
Запит аудиторії та тенденції, що трансформують івент-сферу
Сьогодні аудиторія шукає можливості «легально» розвантажитися та відпочити, не відчуваючи провини за це. Емоції і враження створюють міст між брендом та гостем.
Одним із прикладів цього став серпневий етнічно-електронний фестиваль «Вирій». Тисячі учасників були занурені у підготовку до події-перформансу і самі активно просували захід на всіх етапах: анонсування, контент з події, постобговорення в соцмережах і власних комʼюніті. Це і є атмосфера повного занурення, на яку очікує аудиторія в сучасних реаліях.
Запит на враження спостерігається не тільки у фестивалях чи концертах, а й у бізнес-орієнтованих подіях. До прикладу, під час презентації нової лінійки автомобілів можна піти звичним шляхом і провести тест-драйв BMW. А можна створити простір, який демонструє бренд, технології та новини у неочікуваний та інтерактивний спосіб, як це зробила AWT Bawaria у своїй платформі AWT Studio.
Останній кейс у скарбничку аргументів щодо стратегії «залучати й дивувати» — поп-ап «Антарктида» від IQOS на кіностудії Довженка. Бренду вдалося досягти не тільки brand-awareness, а й створити звʼязок українців з найвіддаленішою точкою планети.
Account-Based Marketing
Після досягнення успіху на великих публічних івентах бізнес все частіше фокусується на роботі «в довгу» з найбільш гарячою аудиторією. Такий підхід, відомий як Account-Based Marketing (ABM), дозволяє не розпорошувати ресурси на холодних лідів, натомість сприяє укріпленню емоційних зв’язків із вже наявними top-клієнтами чи партнерами. Часто це непублічний формат — він не підвищує знання про ваш бренд, проте дуже ефективний у поверненні інвестицій. Дослідження доводять, що у 74% випадків використання АВМ дозволяє значною мірою збільшити зростання доходів.
Штучний інтелект: тренд чи must-have
Цьогорічний Web Summit чітко наголошував: AI стає одним із ключових трендів чи не в усіх сферах. Та чи дійсно штучний інтелект оптимізовує процеси в командах, а доповнена реальність — найкраще рішення на подіях?
ШІ пришвидшує і масштабує створення дизайнів, а VR/AR технології справді привертають увагу. Головний парадокс: легко створювати, але важко виділятися серед десятків інших брендів із тими ж інструментами.
Для івентів (і багатьох інших маркетингових активностей) AI варто розглядати не як основу, а як допоміжний інструмент. Якщо бізнес має конкретну мету, яку можна реалізувати за допомогою імерсивних технологій чи штучного інтелекту — їхнє використання може сприяти досягненню стратегічних цілей бренду.
Куди дивитися в майбутньому?
На що справді спостерігається попит — це внутрішній туризм. У першому півріччі 2025 року туристичний збір в Україні збільшився на рекордні 33%. І тут ще один інсайт для бізнесу — у найближчі роки варто думати про формати travel-experience як для внутрішньої аудиторії країни, так і для іноземців, які захочуть відвідати Україну після перемоги. Тут є великий потенціал для освоєння нових регіонів, створення форматів roadshow чи одночасного проведення івенту в декількох містах України, де все працює як одна екосистема.
Робота з викликами під час проведення івентів
Звісно, безпека учасників і організаторів залишається головним пріоритетом та викликом одночасно. У нинішніх умовах бізнес мусить фокусуватися на трьох моментах, які часто спричиняють найбільші проблеми:
- Безпека: професійна перевірка локації, наявність укриттів, чіткі плани евакуації та страхування заходу. І головне — мати детально продуманий план «Б», який гарантує комфорт і безпеку гостей за будь-яких обставин.
- Інклюзивність: важливо адаптувати івент під різні потреби аудиторії — від фізичної доступності локації до можливості підключатися онлайн для тих, хто не може бути присутнім особисто.
- Логістика: для безперебійної роботи івенту важливо закласти додатковий час на підготовку і доставку всього необхідного. Особливо якщо декор, частина команди чи обладнання знаходяться за кордоном. Також варто бути готовим до затримок і всередині країни.
Крім операційних викликів, важливим залишається людський ресурс: нестача працівників відчувається майже в кожній сфері, тож івент-індустрія — не виняток. Тому особливо цінно вибудовувати довгострокові партнерські відносини з підрядниками та постачальниками — це дозволяє знімати з себе тягар постійного пошуку людей та гарантує стабільність роботи навіть у складних умовах.
Як спланувати бюджет?
Ще на старті бізнес має визначити чіткі цілі, ключову аудиторію та бюджетні рамки. На основі цього складається roadmap — покроковий план із концепцією, основними KPI та попереднім розподілом бюджету. Це допоможе охопити всі етапи: від вибору локації й технічного забезпечення до кейтерингу та інтерактивів для учасників. Такий підхід дозволяє розставити пріоритети, уникнути непередбачуваних витрат та ефективно контролювати ресурси на кожному етапі.
Розподіл бюджету не є універсальним під кожен тип івенту. Відсоткове співвідношення між напрямами витрат змінюється під впливом ключових факторів: цілі, концепції, таймінгу. Останній фактор, зокрема, значною мірою впливає на ціну івенту. Завчасна підготовка до події дає простір для вибору підрядників, якості послуг і їхньої вартості.
Ключова стаття витрат може змінюватися залежно від формату заходу. Так, з досвіду, на великих бізнес-конференціях вагомою витратою є кейтеринг, що пояснюється кількістю гостей у 200, 300, а іноді й 500 людей. Тоді як в івентах меншого масштабу (тімбілдинги, корпоративи тощо) зростають витрати на активності, цікавий досвід для команди чи технічне забезпечення події.
Проте, незалежно від масштабу й формату івенту, в більшості випадків одна шоста витрат від бюджету припадає саме на оплату локації. Наразі найбільш поширеними та безпечними варіантами є конференц-зали з власним укриттям або простори, де укриттям виступає паркінг. І кожен з них має свої переваги та недоліки. Перше — це ціна: вартість оренди локації зі спеціально обладнаним укриттям, де в разі потреби можна продовжити подію під час повітряних тривог, у середньому у 2,5 раза вища, ніж оренда локації з паркінгом. Друга відмінність — укриття у вигляді паркінгу зазвичай безплатне. Але в такому випадку варто бути готовим, що звукоізоляція і комфорт бажатимуть кращого.
А от оптимізувати витрати найчастіше можна в логістиці або декорі — за умови, що це не вплине на досвід гостей. Зрештою, незалежно від формату, важливо мати резервний фонд, який дозволить оперативно реагувати на непередбачувані ситуації й уникнути ризиків для всієї події.
Висновки
Перед бізнесами відкривається величезне поле для дій у сфері івентів: можливість випробовувати нестандартні підходи, реалізовувати найсміливіші ідеї та формувати унікальний емоційний досвід, який залишиться з аудиторією надовго. Ті компанії, які готові мислити за межами звичного і сміливо інвестувати у нові формати, не просто посилять свою позицію на ринку — вони створять нову точку відліку для майбутніх інновацій в індустрії.