Рік завершується, але актуальність складників формули успіху для фахівців і роботодавців навряд чи зміниться найближчим часом. Штучний інтелект хоч і змінює динаміку різних індустрій, роль людей також еволюціонує — і не стає меншою. Вона виходить на новий рівень — і з цим теж потрібно працювати.
Ще раз: ви можете мати класні процеси, прекрасну бізнес-ідею, зручний софт та чималі інвестиції. Усе одно найголовнішими залишаються люди. І успіх компанії залежить від того, наскільки здорове та продуктивне середовище їхньої роботи. Воно стоїть на трьох китах:
- Розвиток компетенцій — те, що варто вміти і знати членам команди. (І як пояснювала тут, йдеться не скільки і не стільки про hard навички).
- Ефективна культура — особливості поведінки та ставлення можуть відрізнятися у різних організаціях. Важливо, щоб вони працювали на досягнення спільних цілей.
- І, звісно, комунікація, яка поєднує та розвиває два попередні елементи.
Тому сьогодні, завершаючи цей цикл статтей, хочу поговорити, чому комунікацію часто недооцінюють та як над нею працювати, щоб зробити її дієвою за сучасних тенденцій. А це:
- Переважно віддалений чи гібридний режим роботи, де команди можуть перебувати в різних локаціях.
- Часте асинхронне спілкування — тобто, не те, де ви одразу підходите з питанням до колеги за столом неподалік.
- Зростання важливості work-life balance: люди дедалі більше цінують кордони між робочим та особистим життям.
Чому комунікація має значення
Іронічно, але в самій абревіатурі ІТ є інформація. І от обмін нею, тобто, комунікація, часто залишається недооціненим. Але саме брак ефективного обміну інформацією призводить до непорозумінь, помилок у проєктах, зниження продуктивності та негативних емоцій. Усі проблеми (і не лише в роботі, але й в особистому житті) — від комунікації: від недосказаного, висловленого не так, чи навпаки, надміру переговореного.
Простий приклад — вправа на одному з командних тренінгів під умовною назвою «горлечко пляшки». По суті, ділова варіація «зіпсованого телефону». Колеги шикуються в рядочок, посередині — людина, яка отримує всі дані щодо «проєкту». Вона і передає задачі іншим: так чи інакше, вони мають лише частинки інформації. І часто виходить так, що люди роблять дурну роботу лише через брак даних. Приміром, завдання може звучати «намалюйте коло» — і малюють коло, не знаючи, який потрібен діаметр та взагалі нащо це коло потрібно. Лише через купу ітерацій зʼясовується, що команда мала підготувати ескіз шурупа.
Звісно, ця ситуація дуже спрощена, але схожі сценарії — не рідкість у світі бізнесу. Приміром, під час створення продукту. Якщо ідея та бачення готового рішення є лише в голові автора чи продакт-овнера, команда будуватиме те, що вони розуміють, а не те, що їм кажуть. Так, зрештою з окремих частин можна зліпити Франкенштейна — але чи буде він якісним? Це урок, який винесли ми в Railsware: вже на початку будь-якого проєкту потрібно максимально поінформувати всіх учасників про його суть та задачі. Зокрема, щоб кожен міг бачити більшу картинку, за межами зони своєї безпосередньої відповідальності, ми використовуємо сесії за нашим фрейморком BRIDGeS.
Навіть у команді з двох людей можуть виникати проблеми з комунікацією. Уявімо, що два розробники отримали одну задачу на двох. Якщо не проговорити процес, послідовність, часові рамки та плани щодо синхронізації одразу, кожен зрештою проробить багато дурної та непотрібної роботи. А це — нерви, невдоволення, псування відносин і втрата грошей компанією.
Це не лише умоглядні тези. Є чимало досліджень того, як комунікація впливає на бізнес та працівників. Скажімо, опитування Economist Intelligence Unit каже про те, що половина фахівців мають більше стресу через погану комунікацію. Майже стільки ж зазначають, що вона призводить до затримок чи зривів проєктів. Ще третина поскаржилася на падіння духу та настрою через неефективне спілкування.
Ок, а як робити це правильно?
Прикладів того, як неправильна комунікація призводила до негативних наслідків, ви і самі можете навести чимало. А от будувати спілкування так, щоб це було правильно та ефективно, не так просто, як можете видатися на перший погляд. Особливо коли ми ведемо мову про переважно віддалену роботу.
Утім, загальні принципи стосуються будь-якого формату. На чому потрібно будувати комунікацію?
- Чіткість. Жартівлива фраза «який бриф, такий і креатив» передає суть цього принципу. В розробці ПЗ вона очевидна: якщо не формулювати вимоги і очікування чітко, результат буде далекий від запланованого. А ще — забере багато часу через зайву роботу. Утім, це стосується і робочого спілкування між колегами, зокрема, з різних команд. Скажімо, маркетинг запитав у розробників, коли буде нова фіча, і почув «у кінці місяця». Відповідно, спланували початок рекламної кампанії на останній тиждень місяця. Але девелопери мали на увазі 30 чи 31 число — і така ситуація може обернутися невдоволеними користувачами. Тому золоте правило — «все, що можна витлумачити не так, витлумачать не так». Тож формулюйте максимально конкретно і не бійтеся перепитувати чи уточнювати.
- Відкритість та взаємоповага. Це почасти повертає нас до питання компетенцій та культури: навряд чи буде ефективною комунікація там, де не вітаються запитання та зворотній звʼязок. Натомість, в плюс працюють різноманітні можливості, де колеги можуть висловлювати свої думки. Скажімо, регулярні командні зустрічі для обміну ідеями та занепокоєннями. До цього ж докладається важливість визнавати внесок кожного, незалежно від тайтлу чи досвіду.
- Спільна мета та спільне бачення. Це ми вже згадували: складно будувати абстракту ніжку для меблів, якщо ти не знаєш, чи буде в кінці стілець, стіл чи шафа. Тож на початку будь-якого нового проєкту варто максимально висвітлювати, що і для чого буде робитися. І, звісно, регулярно синхронізуватися з командою для оновлень інформації.
- Прозорість. Усім потрібен доступ до необхідної інформації. І це стосується як загальних тем, як-от політик компанії щодо вихідних, так і командних чи проєктних. Упорядкування документації та регулярні оновлення статусів в інструментах зі спільним доступом дозволить всім лишатися в курсі та уникати непорозумінь.
- Правильні інструменти та правильні канали. Платформ та застосунків для комунікації, документування та управління проєктами чимало. Важливо не просто їх мати, але й використовувати ефективно. Якщо ваша документація зберігається на Confluence — переконайтеся, що всі знають, де і як її знайти. Якщо порушуєте питання у Slack — обирайте правильний канал та тегайте людей, які мають відношення до питання. І, звісно, не забувайте, що значна частина мітингів може бути імейлами чи тредом у месенджері:-)
Так, ви не зміните неефективну комунікацію в компанії за один присіст. Якщо розумієте, що маєте серйозні проблеми чи прагнете покращити ситуацію, — почніть з вивчення того, як інформація подорожує всередині організації чи команди. Зʼясуйте, яких даних часто бракує і з приводу чого колеги регулярно ставлять питання. Це допоможе вам зрозуміти, де у вас комунікаційні «горлечка пляшки» і почати над їхнім розблокуванням.
(Не) бути в моменті
Окремо додам про важливість асинхронної комунікації. Здається, що більшість питань простіше вирішити «в оперативному режимі»: приміром, зібрати всіх на кол. Але наша практика у Railsware доводить протилежне — спілкування «наживо» допомагає лише з невідкладними питаннями чи брейнстормом.
За асинхронної комунікації, натомість, колеги мають достатньо часу, що обробити отриману інформацію та дати ґрунтовну відповідь у зручний момент. Водночас, притаманне багатьом організаціям очікування, що в робочих чатах потрібно відповідати «миттєво», лише підвищує стрес та призводить то втрати фокусу. Тому важливо памʼятати: «комунікація в рімоуті» не дорівнює «спілкування в офісі, просто за допомогою онлайн-інструментів».
Уміння спілкуватися асинхронно зараз стає ще більш цінним: команди часто працюють в різних часових поясах, робота з дому змінює графік та звички людей, а зараз, на жаль, і повітряні тривоги змушують переривати свій день. Знайти баланс між особистою свободою колег та продуктивністю робочих проєктів — не так вже й просто. Ось, що допомагає нам в Railsware його дотримуватися.
- Документування. Ми намагаємося письмово фіксувати всю важливу інформацію — від технічних пояснень до нотаток із робочих зустрічей. Звичка записувати все не зʼявляється одразу, але швидко приносить переваги.
- Автоматизація повторюваних задач. Наприклад, за кілька годин перед командною зустріччю у відповідний канал в Slack приходить нагадування заповнити документ для сінку з посиланням на нього.
- Системність та структурованість. Коли у кожної команди та проєкту є виділені канали в месенджері, папки в хмарному сховищі та платформи для відстежування задач, виникає значно менше питань, де і що шукати. Водночас, ви не перевантажуєте основні канали спілкування і зберігаєте продуктивний час колег.
- «Надлишкова» комунікація. В онлайні ми можемо передавати менше інформації, навіть під час відеодзвінків. Тому під час обміну думками чи запитань краще максимально детально формулювати свій запит — і, знову ж таки, не боятися уточнювати.
- Розумні дедлайни. Як ми і говорили, очікувати миттєвої відповіді онлайн — не краща практика. Але і розтягувати очікування не варто. Тому ми встановили достатній ліміт на відповідь — 24 години (якщо говоримо про робочі дні) щодо повідомлень у Slack чи імейлів. У випадку справді екстрених питань ми «стукаємося» до колег на швидкий дзвінок.
Саме цей підхід дозволив нам впоратися з викликами 24 лютого 2022 року. Тоді, з початком повномасштабного вторгнення, ледь не половина people-команди випала зі звичних процесів. Але завдяки прописаним та зрозумілим матеріалам три інші людини в команді змогли підхопити ці задачі з потрібної точки без додаткового втручання. Сподіваюся, нікому не доведеться переконатися в ефективності асинхронної комунікації за таких обставин — але і не в кризових умовах вона працює на безперервність та продуктивність вашої роботи.
На завершення
Ці статті про «формулу успіху» я починала з того, що у виграші будуть і роботодавці, і фахівці, лише тоді коли обидві сторони докладатимуть зусиль. І справді, лише так воно буде працювати: інструменти та практики працюють тоді, коли і компанії, і спеціалісти бачать в них сенс та спільно їх розвивають. Розумний та виважений підхід до комунікацій, утім, працює і поза межами робочого життя: зокрема, вміння коректно та чітко формулювати свої думки, очікування, як і документувати важливу інформацію. І якщо інвестувати в це свій час та зусилля, крок за кроком ви зменшуватимете стрес, непорозуміння та досягатимете спільних цілей швидше.